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六點全部下班！打造黃金團隊的祕密武器


【 晨間郵件】共享工作時間的估計與優先順序的安排
共享該日的預定工作
改變團隊的時候，必須以大家都了解的客觀事實為基礎，第一步就是管理者與員工必
須共同掌握團隊的現狀。

對於來找我諮詢的公司，我首先會推薦【  晨間郵件】。作法很簡單，只要規
定每個員工透過電子郵件把當天的預定行程寄給管理者，並且讓團隊的所有成員共享
資訊。管理者也要把自己的預定行程傳給所有員工，就這麼簡單。

書寫「晨間郵件」時，有四個注意事項：

（1）        時間以十五分鐘為一個單位
（2）        工作與時間（估計時間）要一併考慮
（3）        不要期待靠加班完成工作，要訂定一個可以在上班時間完成工作的時間表
（4）        訂出各項工作的優先順序

前一天就要先想好隔天需進行的工作。這樣當天上午只要把估計時間填好寄出去就可
以了。在還沒習慣之前，有時候光是一封晨間郵件就要耗費數十分鐘，這只是因為以
前都沒有事先安排工作的習慣所導致。但習慣之後，大約五分鐘就可以完成這項工作
。

收到員工傳來的「晨間郵件」後，管理者要確認估計的時間與工作安排的優先順序。
藉此就能夠明白員工是否正確了解工作的內容。

例如，員工在晨間郵件中寫著「製作企畫書三小時」。如果管理者要求的是草案的話
，就可以指示「不用花到三個小時，花一個小時歸納整理，先傳大綱給我看就好。」
如果可以留到隔日再做的工作被列為優先處理，也可以指示員工調整工作順序。

【行動清單】讀解工作過程
全員共享「如何獲得成果」
如果管理者認為每個員工只要把自己分內的工作做好就可以，那麼只看最後的成果或
許就足夠了。不過，如果想提升整個團隊的工作成果的話，檢驗中間的過程就是一個
關鍵。

各位應該有這樣的經驗，有時就算工作進行順利，但離銷售量成長卻還有一段滯留時
間。這時如果管理者不去看工作過程的話，就只能針對眼前的狀況做出「這個月的銷
售量還不夠，快想想辦法。」這樣毫無建設的批評。但所謂的業績，並不是在某一天
會突然自己碰地生出來，而是由一連串的因果所形成的結果。所以，如果不注意工作
過程的話，別說是與其他人溝通了，連互相合作也辦不到。

要清楚工作過程所使用的表單便是【 行動清單】。

行動清單的內容是以團隊的年度目標為基礎，分別訂出各個企畫案與負責的單位。建
議可以從會計年度的第一個月開始做起。

首先，以團隊的年度目標為基礎，針對各個企畫案或工作與負責的員工討論「需要達
成多少成果」。

接下來就是更進一步地分解在達到目標之前的過程中，在每一個重要的步驟都要設定
一個里程碑。在這裡一定要填寫「自己（負責人）要做什麼＝行動」、「是否需要團
隊的管理者或其他員工的什麼支援＝要求」等兩點。

寫好「行動清單」之後，管理者要依照工作內容與員工面談，詢問「為什麼這個過程
可以達到這個數值？」如果員工無法明確說明的話，表示對方還沒有考慮詳盡，這時
就必須要求員工重新提出行動清單。管理者認可的「行動清單」可以傳給全員共享。
之後再透過會議等場合報告經過，確認依照年度目標所設定的里程碑之達成率。

最重要的是「無法達成的原因」
比起達成工作的里程碑，「行動清單」最重要的功能反而是日後分析無法達成目標原
因的依據。

在沒有達成里程碑的狀況下，苛責員工其實是沒有意義。因為最終認可成果目標、過
程以及里程碑的畢竟是管理者自己，因此也必須負起相關責任並且思考改善方法才是
根本之道。

以業務為例，假設已經知道沒有達成目標的主因是「客戶下訂單的時間太晚」，那麼
下一期就可以加入這份訂單的業績。如果原因是「本來以為可以拿到訂單，結果卻失
敗」，就要更進一步分析是不是「資料不適合客戶」、「沒有掌握對方的關鍵人物」
、「後續追蹤的工作沒有做好」等，找出失敗的主因。

如果能夠建立起這樣的習慣，養成透過「行動清單」觀察工作過程的話，也就會開始
從中察覺到有些奇怪的現象進而修正。

例如，某部門要求負責法人客戶的A、B、C 等三人「這一年度的業績目標各是一億日
圓」。

進入第四季之後，我特地觀察了之這三人的業績狀況。A 在適當的時機已經得到一個
大訂單，由於目標達成了，所以心情開始鬆懈，有了「其他訂單的都列入下一季的業
績吧」的想法。另一方面，B 在上年度已經拿到一個大訂單，所以一開始就覺得「這
年度大概已經是極限了」，因此早早就放棄目標，對於工作也提不起勁。最後是離目
標還有一點差距的C，為了達成業績萌生了這樣的想法「如果是XX 公司的話，可以要
求他們吃一些訂單。拜託看看好了！」於是讓主顧客購買沒有必要的商品。

很明顯地，以上三個人都不是根據必要的過程達到工作成果。甚至，由於以個人為單
位分配業績目標，所以員工只注重自己的工作成果，這麼一來就不可能出現幫助其他
同事或是共享知識、資訊的情況。

雖然掌握業績時，數值目標是不可或缺的要素。不過，如果管理者只追求數字而無視
員工的工作過程，將會忽略工作上其實充滿著不合理的現象。

如果設定的目標以及工作過程合理的話，就算達成目標的時間有些延遲，也一定會有
好結果出現。