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標題: 處理電子郵件省時效率五訣竅 [打印本頁]

作者: hola 時間: 2013-7-16 00:30 標題: 處理電子郵件省時效率五訣竅

在網絡訊息發達的今天，世界各地每天估計有1,440億封電子郵件（不包括垃圾郵件）被接收或發送，它顯然比每日平均1億7,500萬筆推文的推特更受歡迎，顯示大多數的網民與公司仍鍾情使用電子郵件交換訊息。

專家稱，一般人每週得耗費四分之一的工作時間處理電子郵件。有研究顯示，上班族若能降低電子郵件使用量，將可減少壓力、增加專注力並使工作更具效率。為了減輕讀者處理電子郵件（Email）的負擔和所耗費的時間，《今日美國》特別提供以下五個小技巧：

1.發送電子郵件應重質不重量

電子郵件應服務工作者，而非帶來壓力，如何聰明使用電子郵件，是效率工作者應該思考的問題。

你可能已耳聞所謂電子郵件律則，那就是你遞送出什麼樣的郵件，便會反諸己同質的郵件。如果你送出幾十則消息，那麼你將會收到幾十則或更多的訊息反饋。如果你發送的電子郵件不明確，結果得發送更多的訊息澄清，如此更添負荷。

同時，要尋求其他方式進行聯絡。倘若有更快的聯繫方式，如電話或線上通話可以更迅速傳遞資訊，那麼就選擇直接溝通。如果與同事討論問題，起身到對方的辦公室面對面溝通，可能更容易、更具成效。

不可避免必須發送的電子郵件，應力求清晰和簡明。於對方提問前，預先設想可能問題，並做好應答內容。儘可能保持簡短，愈短愈好，如果可列表或短句即可表達清楚，不要延伸成段落。

如果經常須將同一郵件發送多人，可利用同一範本複製和粘貼以節省時間。你可按範本做些更動，看起來不致像套用信函。

2.自動過濾信件功能

幾乎所有的電子郵件程式或服務，可設置自動過濾郵件的功能。將重要信件自雜亂郵件中分流，變得如同設置文件夾般簡單。先進的系統還可以寄件者與其他設定為基礎，將郵件使用顏色代碼和標籤作為區分。

首先從重要連絡人的郵件著手，將其標記為「緊急」或類似定義的文件夾；對於例行性或訂閱的電子郵件建立一個「稍後閱讀」的資料夾；總之可以根據多種需要來設立各式的子資料夾和資料夾，因此要設置一個最適合自己的系統。

收到電子郵件，無非就是存檔或刪除，越快自收件匣中處理掉越好，請記住，收件匣只是一個傳遞系統，而非儲存系統！
如果想要更先進的電子郵件過濾系統，可使用類似Outlook或免費的雷鳥程式。這是擁有多個電子郵件帳戶者不可缺少的必需功能，附加的各式管理功能是多數的網路信箱所無法相提並論的。

3.使用臨時電子郵件

有時你會犯了這樣的錯誤，那就是輸出真實電子郵件的線上網址，不久，無關緊要的電子郵件如潮水般蜂擁而至，塞滿信箱。

多數情況下，你只需要給對方一個網站，以便能收到確認身分的電子郵件即可。為了應付這樣的狀況，最好使用臨時電子郵件帳戶，Mailinator網站是個不錯的選擇，電子郵件地址僅持續一小時左右，之後就被刪除。

有些人會設置第二個電子郵件網址，專門應付那種新的或看來可疑的網站，真正的電子信箱則留給朋友、家人和信譽良好的網站。你還應該將商務和私人郵件的帳戶分開。

4.使用密件抄送功能

向眾人發送電子郵件有許多種方式，通常人們僅單純地填寫所有收件人的電子郵件地址「寄達」某人，或使用「副本抄送」CC（carbon copy），然而，就群發郵件而言，「密件抄送」BCC（blind carbon copy）是更佳的選擇。

「密件抄送」意味著收件者僅會見到自己是郵件的唯一收件人，優點在於收件人無法得知其他收件者，因為你的電子郵件有可能輾轉發送落至陌生人手中，如果不想讓濫發垃圾郵件者的手裡，持有大量自己朋友的姓名和地址清單，最好使用「密件抄送」。

當然，密件副本也可能產生適得其反的效果。使用電子郵件的密件副本功能處理辦公室業務，將使你成為的問題答覆的唯一對象。如果電子郵件是關於整個團隊的專案內容，包括在其他團隊成員的位址都在收件之列，將增加你的工作負荷。

每當你的電子郵件（無論是辦公室或私人郵件）中包含對象多人，郵件內文中無須避諱，應清楚解釋確保每位都明白將其列入名單的原因。

5.關閉各式訊息通知

電子郵件最惱人之處就是訊息通知。這些訊息多來自臉書（Facebook）、推特（Twitter）和其他社交網站。

每有人上線在你的欄位留言互通交流，就會收到一則通知訊息。如果你熱衷經營社交人脈，你的收件匣可能完全充斥這些訊息。專家建議，這時可進入你的網站設定，關閉「新郵件通知」的功能。

電子郵件到底是工作或生活上的好幫手？抑或時間殺手？端賴你如何有效處理了。

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