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高效率管理 工作流程


文／金稜



工作的不二法則無非就是「有效的管理工作流程」，以及「學會調整工作作息」。

如果你只懂盲目的衝，做事卻亂無章法，你的體力很快就會被耗盡，而且努力的你，仍會覺得時間為什麼永遠都不夠用。所以做工作除了用力，還要懂得用腦，主要若是能掌握幾個重點，就算是不強壯的馬兒，也能跑得夠遠。

回答不明確 自我信心不足

你可曾遇過主管問你一件事情：「何時能完成？」你支吾了一下。然後說大概要一個禮拜左右吧？！都已經說出口的答案，語末卻還沒自信的說出模淩兩可的答案，或者給了一個不確定的疑問句。

不能確定一件工作完成的時間，不是工作實在太難掌握，而是你對自己的工作能力不能明確評估。

管理工作 懂得分配運用

想要提升自信，首先，就要學會有效的管理自己責任內的工作。例如，什麼時候安排做什麼事，流程怎麼跑最順，可以使用最少的時間去運作。

假設接到一張工作單，你分別要跑去A、B、C區，如果流程是從A區到B區再到C區比較順，但A區的東西必須先做，爾後做C，才能到B，這時候你會怎麼辦？你有二個選擇，一個是傻傻的做，就是完全照著流程跑，那你會永遠做牛做馬還是爬不高，就算你拼命努力工作，但時間永遠不夠用。

肯定自我 贏得主管信任

第二個就是你用盡方法，提升效率在時間之前完成A，接著打起十二分精神完成B，接著再去C。若時間實在緊迫無法這麼做，你怎麼辦？消極的人會放棄，積極的人會想辦法把在做這些事之前的事情排開，再提前去做A。或者想辦法把C區的事務跟別人換，如此一來，少跑一個地方便多了很多時間可利用。

其實所謂的「工作時間」評估，就是對自己的工作能力評估。做一件事情之前，除了要對那件事情有充滿的了解，才能準確評估時間外，同時也是在對自己的能力的評估，自己是否有自信的回答確定的完成日，這就考驗著你對自己工作能力的自信。這些除了靠經驗外，肯定自己的工作能力也相對的重要，否則你沒自信的態度，又怎麼能贏得主管的信任呢？！

提早完成 有效管理時間

把事情做好的唯一方法，就是改掉拖泥帶水的個性，做每一件事都全力以赴。唯有用心做，以及不斷的練習，才能更有效率的完成工作。然而對於主管交付的事情，預估完成日也勿過分樂觀評估，最好多預留一日的完成時間，而多出來的那一天就當成是備用日。如此一來，若提早完成備用日，還可以拿來修正品質。如果文案已經做得夠好，我想主管永遠不會介意你提早完全工作的。

當老闆問你，一個文案何時才能完成時，你能明確的回答了嗎？用點心做些事，你會發現效率提升了，自己的時間也變得更多了，得到的讚許也增加了，何樂而不為？現在就開始學習如何高效管理自己的工作流程及時間吧！