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標題: 入社第一年的幾堂課 [打印本頁]

作者: evaair 時間: 2013-5-6 01:00 標題: 入社第一年的幾堂課

入社第一年的幾堂課

工作三大原則

　　結束了為司法考試而埋首苦讀的大學生活後，我在一九九八年任職於波士頓顧問
公司 (Boston Consulting Group，簡稱BCG) 的東京事務所。過了兩年，因為參與美
國創投企業Internet Capital Group（簡稱ICG）籌備日本法人等事宜，而經歷了生
平第一次的轉業。

　　但是這家創投企業不久便退出了日本市場，使我不得不二度轉業。二ＯＯ一年，
我決定進瑞波伍控股公司 (Ripplewood Holdings, LLC) 工作。

　　六年多來，我歷經了一次就業與兩次轉業，之後為了攻讀哈佛商學院的MBA 學位
，自二ＯＯ四年秋天起，踏上了為期兩年的留學之旅。

　　由於我的成績名列前五％，因而獲頒「貝克學者（Baker Scholar）」稱號，載
譽回國。半年後，即二ＯＯ六年十一月，我成立了一間公司，也就是Life Net人壽保
險公司的前身。目前擔任副總經理，每天努力奮鬥著。

　　此外，我也在二Ｏ一Ｏ年世界經濟論壇（達佛斯論壇）中獲選為其中一位全球青
年領袖 (Young Global Leader)。

　　這就是我概略的職經歷。

　　身邊的人有時會說我飛快地度過了二十世代、三十世代，不過我自己並不認為。
二Ｏ一一年春天，是我踏入社會第十三個年頭，現在的工作崗位則是我任職的第四家
公司，因此可以說，比起大多數的經營者，我待過更多不同的組織環境。

　　回顧過去的種種體驗，我有自信，即使組織環境改變，我的內在「核心」仍維持
不變。那就是投入工作時最重要的三項原則。

　　這三項原則絕對不是什麼新概念，當然也沒有藏著驚人的祕密，只是一些理所當
然的小常識而已。但是我深信，因為堅守這三項原則，才加快了我的成長速度。

　　希望閱讀本書的各位讀者，都能以超出常人數倍的速度成長。在此之前，我想先
向各位介紹這三項原則。

原則① 一定要完成交辦的事務

　　在我剛踏入社會時，一開始和我同住的前輩曾經對我說：

　　「岩瀨，頭腦好不好、優秀不優秀，對新人來說並不是最重要的。能不能把上級
交代的任何工作做好？這一點對交辦工作的人來說，才是最重要的。」

　　直到現在，這句話仍令我印象非常深刻。事實上，當立場改變，我有了自己的部
屬之後，發覺有些人要一再催促才會去做交代的工作，而且這種人比想像中還多。

　　「對不起，我還沒做。」

　　「我忘了。」

　　這是他們常掛在嘴邊的話。請站在主管的立場想一想，如果是你，能信任這些人
嗎？而他們之中，不乏以優秀成績進入公司的人才。

　　相對於此，有的人不必一再提醒，就可以完成交代的事項。

　　儘管這些人的工作成果不一定是十全十美，但是至少有始有終地完成了交辦的事
務，對主管而言，往後還是會考慮把工作交給他們處理。

　　社會新鮮人在投入工作之際，我會先送給他們這一句寶貴建議。

　　無論如何一定要完成交辦的事務。

　　要自動自發，在別人催促之前全部完成。

　　面對第一次挑戰的工作或是不熟悉的工作時，也許很難獨自完成。在這種情況下
，不妨向上司報告「我自己做到這個階段了，但是遇到了瓶頸」，或者多與上司商量
溝通，再繼續前進。工作的目標，不應設定在拿到滿分一百分的優異成果。

　　就像過去的上司曾經對我說的，一催再催才會做好交辦事務的新人，就算成績再
優秀，也沒有人會主動把下一個工作交給他。「無論如何一定要完成！」面對工作時
，只有抱著這樣堅定的決心，實際完成工作的人才值得信賴。

　　當周遭的人認為你是值得信賴的人，下一個工作就會順利到來。全力以赴面對新
工作時，也會逐漸累積經驗值。在這反覆的業務過程中，工作的品質提升了，工作量
自然會不斷增加。

　　若是工作技巧日漸進步，同時也學習到快速消化工作量的方法時，就能獲得下一
次的機會。與旁人之間的些微差異，將以超乎想像的速度擴大為難以填補的鴻溝。

　　正因如此，總而言之，完成交辦的事務是非常重要的。

原則② 及早交出，只完成五十分也無妨

　　在尚未習慣工作步調的新人時期，往往會想要交出一百分的完美成果。

　　當然，以滿分為目標是很了不起的事。但因為這樣而耗費一個月的時間，倒不如
在一個星期之內交出五十分的成果。先讓上司指出五十分成果的不足之處，之後再來
提升工作品質。

　　學校考試裡，既不能求助於人，也不能東張西望。不過工作現場不一樣，藉助他
人之力並非壞事。這裡要求的是交出良好的成績，還有工作效率。請務必記住，要動
員一切資源，在最短的時間內交出最好的成果。

　　所謂的資源，並不只是資料和情報而已。其中也包括來自上司、前輩、夥伴等許
多人的建議。「及早交出，只完成五十分也無妨」，這項原則的主旨即在於善用上司
及前輩的力量，也就是藉助總體戰的力量，讓工作順利進行。

　　「從來沒有人這麼頻繁找我商量。」

　　這是我剛進波士頓顧問公司 (BCG) 時，當時的經理對我說的一句話。其他人都
是自己一個人埋頭苦幹，完成了一大部分才交出來。

　　「報告的品質做得好一點再交出去吧。」

　　「要是只做一半就拿出去，會被上司罵吧？」

　　我從來沒有顧忌那麼多，反而覺得上司嚴厲才能學得更多。我的想法是，完成自
己能力所及的部分後，盡快給上司過目才是對我有益的。

　　任職於瑞波伍控股公司時期的上司，也對我說過類似的話。他是從東京海上產險
跳槽過來的優秀人才。

　　「像那些在東京海上產險工作的菁英，都很不喜歡自己的報告被批得滿江紅。可
是岩瀨收到滿江紅的報告反而很開心。」

　　依工作內容不同，有時候經過調查之後再去詢問會比較好。前提是請做好自己最
低限度所能做的事情。再者，工作遇到一些小狀況時，如果覺得上司的建議有助於工
作進展，就該早一點和上司商量。

　　一個人埋頭苦幹的結果，要是發現最後一刻交出來的成果方向錯誤，那該如何是
好？所以修正方向要越早越好。

　　不用擔心上司工作太忙而不好意思找他商量。上司的工作就在於引導部屬的能力
，取得更好的工作成果。因此上司不能以忙碌為藉口，而不理會部屬。

　　如果怕耽誤上司的時間，那麼短短五分鐘也無妨。請標示重點部分，和上司商量
：「我在這裡遇到了瓶頸。」說不定上司會給你建議：「那個不用擔心，倒不如再加
強這裡。」僅是如此，工作進展的方向便全然不同。

這一點與第一項原則「一定要完成交辦的事務」息息相關。埋頭苦幹才完成的工作，
若是估計錯誤，朝反方向發展的話，永遠沒有做完的一天。

　　請鼓起勇氣，比任何人還早交出完成度五十分的工作。不要把提交當做終點，而
是把它當做獲得第一次意見回饋的機會。

　　我十分相信，工作上如果能及早且頻繁地獲得意見回饋，絕對有助於自己更加快
速成長。

　　若是想要提升簡報技巧，就算聽了兩小時的「實用專業簡報技巧」課程，也不會
有多大幫助。請別人看看自己製作的簡報，並請他指出需要改進之處才是最有效的。

　　成長的捷徑就是實際做做看，然後再請別人加以改正。盡量縮短提交、意見回饋
這類經驗的週期，能否增加自己的經驗值（經驗知識）庫藏，我認為這才是成長的關
鍵。

原則③ 沒有無聊的工作

　　常常會聽到「無聊的工作」這句話。

　　我要肯定的說，這世上絕對沒有什麼無聊的工作。即使是單調的工作，也有許多
方法讓它變得有趣。以會議記錄為例，剛開始，當別人要求自己做會議記錄時，或許
會心想：「這種（無聊）工作誰都能做！」可是，做這份工作的目的是為了什麼？只
要明白其中的意義和目的，就會花許多心思去完成它。

　　會議記錄，是為了留下與會者的記憶嗎？是用來在會議上檢討下一步的方向嗎？
還是為了從討論內容中想出新的建議？

　　如果是要給老闆或董事們看，必須把會議記錄簡單扼要地歸納在一張Ａ4 的紙上
。如果是要留下與會者的發言紀錄，就一定要鉅細靡遺地記錄下來。依據不同的目的
與用途，會議記錄的內容也截然不同。

　　以現在的我來說，會把問題點、改善方案寫在會議記錄裡。另外再加上自己認為
有附加價值的事項，例如提問要點、調查項目、建議事項等等。這樣一來，就不會覺
得撰寫會議記錄是件無聊的工作了。

　　西雅圖水手隊的鈴木一朗選手，應該每天都在練習揮棒才是。像一朗選手這樣的
超級巨星，他也不會說：「揮棒練習真是單調又無趣啊。」一般來說，運動員都要反
覆著令人頭昏腦脹、枯燥乏味的基礎訓練。我不曉得有那位一流的運動員會抱怨這些
練習是單調無趣的。

　　音樂家也是如此。我在大學的時候參加了爵士樂社團，當時有位一年級的學弟是
個天才薩克斯風樂手，常讓我佩服不已。有一天，我有機會和他一起從早到晚都待在
社團裡，看到他一直默默地從基本吹奏開始練習。

真正的天才，遠比任何人都注重基本訓練。這世上所有成功人士，都會說同樣的話。
聽說知名的企管顧問大前研一先生，年輕時會留在公司一字不漏地，詳讀公司過去所
有的企劃案。

　　影印文件可說是無聊工作的代名詞，要是接下這份苦差事，不妨趁影印時，把資
料好好看過一遍。閱讀之餘，說不定能藉此了解自己責任範圍以外的企劃資訊，例如
重要案件的進展、客戶的真面目等等。

　　我不清楚有沒有這樣的工作，不過，就算要我「把資料全部抄過一遍」，我也毫
無怨言。「把資料全部輸入Excel！」這個我也欣然接受。因為我覺得，愈是需要動
手做、愈是麻煩的事，帶給身體和腦袋的負擔也愈大，而自己也會跟著變強。

　　乍看枯燥乏味的工作，請把它當做基礎鍛鍊時不可或缺的一部分。只要想法改變
，你所面對的工作也會產生截然不同的變化。

　　各位覺得如何呢？

　　這三項原則，是適用於任何工作的原理原則。

　　不論何時，請堅守這三項原則。

　　遵守這三項原則，就能提升工作效率。

　　同時，機會也會接踵而至。

　　珍惜眼前每一個機會，你的工作將會大幅進化，工作本身也會變得更加有趣吧。

　　如此一來，你也會發現自己有驚人的成長。

　　請先從這三項原則開始做起。

　　接下來，立刻和各位分享具體的工作術。

了解「為了什麼而做」，視野隨即改變

「能不能做一份人壽保險業界市場規模變遷的簡單報告？範圍定在這二十年來的就好
。」

當上司交代你做這樣的工作時，有件事必須在一開始就問清楚。

「請問什麼時候要呢？」

在建立工作的優先順序之前，最重要的就是截止日期。要是耽誤了截止日期，就算成
果再好也無濟於事。

如果客戶三十分鐘後就要來訪，在準備資料時，就應該把焦點放在重要事項上製作一
份報告給他看。上級若是希望下週之前送交資料，你也可以附加一些相關報導上去。
根據截止期限的長短，工作方式也有所不同。

除此之外，還有一項必須掌握的要素。

「請問是要做什麼用的？」

對於你的提問，上司會回覆更詳細的要求。

「要在研討會上發表的。我想了解在日本整體經濟景氣惡化的情況下，大眾對人壽保
險的需求會產生什麼樣的變化。」

有了明確目標之後，就可以把同一時期的GDP 變遷，以及跟其他業界的市場規模的比
較分析一起提出來。

「是想讓外國客戶看一下日本壽險市場的變遷。」

在這情況下，如果可以附上美國或英國等地的市場規模變遷，將會是更貼心的做法。

即使受託去影印資料，也不可以輕蔑地認為那是枯燥乏味的工作。

請想一想，這是上司自己要用來備份保存的嗎？是要發給客戶的嗎？還是公司要建檔
做資料庫的？因應各種目的，影印方式也不一樣。更進一步說，有時因目的不同，工
作的優先順序也跟著改變。

上司要求的事項，就是從整個企劃中擷取出的一部分。一般來說，上司並不會提出瑣
碎的要求，不過，再怎麼單調乏味的工作，背後一定有它的理由，都是循著遠大目標
而運作的。

這樣一來，了解到每一項工作的目標在哪之後，無聊乏味的工作立刻變得有意義了。
也會提升不少工作的動機吧？

對上司來說，他會樂見職員做超出指定範圍以外的事。設想周到地辦好上司沒有交代
到的事項的部屬，就是上司眼中處事伶俐的人才。

假使附加情報的內容並不如預期，只要你的工作態度獲得肯定，上司一定會再派工作
給你。

如果你是上司，在要求下屬影印資料時，你覺得哪一種說法，會讓職員願意把工作做
得更好呢？

「把這個印五份！」

「這是要在董事會上跟獨立董事說明的企劃案內容，請幫我影印五份。」

要給獨立董事看的，再加一些其他資料吧。大多數是上年紀的人，影印時字體放大一
些吧。不要用再生紙，用品質好一點的紙張吧。之所以會衍生這麼多想法，顯而易見
的，因為後者的要求事項有說明背後的理由。

一般而言，在說明事情的時候，先確定對象是朋友？父母？奶奶？或是小孩。即使內
容一樣，因對象不同，使用的文字或資料也各異。是公司外部的人？還是公司內部的
人？如果是公司內部的，又是什麼職務的人？有什麼樣的前提條件？對方是有專業知
識的人嗎？若是能多了解一些，才能增添適當的附加價值。

有一點必須要注意，不要突然問上司：「是要做什麼用的？」先回答：「我知道了。
」之後再來詢問：「請問這是要做什麼用的？」視個人情況不同，也許有人會因此誤
會你的工作態度是「消極的」。

有時候即使慎重詢問了，有些上司仍只回答：「反正照做就對了。」像這種情形，你
應該試著反駁看看。

「我會照做，可是我覺得問清楚一點，工作的成果會更好，可以的話，請告訴我這是
要做什麼用的。」

如果這樣還是不肯告訴你，也不必再緊緊追問。不過，請各位先要有個觀念，自己是
有詢問的權利。

單調乏味的工作，更要弄清楚它的意義在哪裡，只要明白了它背後的遠大目標，就能
把工作做得更好。

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