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標題: 作自己職場的諸葛亮 [打印本頁]

作者: heroman 時間: 2013-4-24 00:56 標題: 作自己職場的諸葛亮

作自己職場的諸葛亮

選擇職涯從自我了解開始

常參加一些即將從研究所畢業的碩士生的論文口試，近距離觀察發現，這些即將踏入
工作職場的社會新鮮人，顯然有許多的期待與徬徨。期待的是，多年所學終於到了可
以實際發揮應用的時候；徬徨的是，在此人浮於事的時節，是否畢業即面臨失業，或
者選錯行業造成終身前途無「亮」？

回想自己年輕時候，對工作生涯的定位似乎也面臨許多轉折：高中時候對心理領域有
很大的憧憬，許多趨勢專家也預測，心理醫生將是二十一世紀最熱門的行業之一，因
此，大學聯考想將心理系當作第一志願。不過，填志願時，老爸警告說，這個科系畢
業將來怎麼找到工作？只好作罷，改填就業應無問題的電機系。

讀電機的日子對於我這種喜歡熱鬧的人來說，實在有點無聊，因此，似乎有點逃避似
地去選修中文系及商學院的課、參加社團、辦活動、擔任義工……等，有同學就戲稱
我是中文系駐電機系代表。到了升大四前的暑假，心想這樣下去恐怕畢業真的會失業
，才興起了報考研究所的念頭，一方面可以延遲就業時間，以時間換取空間；一方面
也思考自己究竟應該如何重新開始。

在一番自我省視及做完學校輔導室提供的性向測驗和諮詢後，決定報考企管研究所。
當時所有電機系同學，都很積極用功地在準備資訊及電機相關的研究所，只有筆者相
當異類的在準備會計、經濟這些過去從未接觸的科目，結果運氣還不錯，順利進入企
管所就讀。兩年碩士生涯覺得非常充實，也樂在其中，兩年期間念的書比大學四年念
得還多。

以上的經驗在於提醒讀者，了解自己並找到自己喜歡的領域，進而全心的投入，真的
是非常重要。但如何了解自己呢？周哈里窗戶是個不錯的工具。所謂周哈里窗戶
（Johari Window）是一個二×二的矩陣，此一矩陣共分成四個方塊，周哈里窗戶理論
（Joseph Luft and Harry Ingham）指出，這像是一扇窗的四個方塊，可比擬成每個
人的內在。

其中第一塊是自己看得到、別人也看得到的部分。例如，自己在公眾場合所表現出來
的各種特質及優缺點，這部分稱為「公眾我」。

第二塊是自己看得到、別人看不到的，這部分叫做「私密我」。例如，有些同仁從小
是鋼琴好手或美工專家，但因為沒機會表現，大家都不知道，只有當事人自己心知肚
明。

第三塊是別人看得到、自己卻看不到的部分，這部分稱作「背脊我」。例如，我們可
能都有一些連自己都不知道的小動作或口頭禪，需要人家的提醒才有機會改善，或者
是一些你認為理所當然的自我要求，但是，在別人眼中卻是很好的美德。

第四塊則是自己和別人都沒有發現的，這部分稱為「潛能我」。這是我們需要開發的
部分。

讀者可以先行寫下自己的優缺點，再透過自己的同學或朋友，請他們寫下你的優點或
缺點，交相比對，就可以發現自己的長處與短處，尤其是「背脊我」的部分。而自己
若能針對自身的優點充分發揮，將可以讓「潛能我」進一步拓展，而有助於未來的職
涯發展。

在此要提醒讀者，當我們在陳述分析自己的優點時，千萬不要拘泥於傳統對智慧的思
考。例如，我很笨或我反應很慢就一無是處。事實上，人的能力很多元，有人長於規
劃；有人著重執行，一個團隊需要多種能力的人才能成事。美國哈佛大學心理學教授
哈沃德迦納（Howard Gardner）提出的「多元智慧理論」就指出：人的智慧並非是一
元化的。每一個人天生都有數學邏輯、語言、空間、音樂、動覺、人際和內省等七種
智慧的能力，只要給予適性及因材施教的指導和鼓勵，那麼，每一種智慧能力都能充
分的發展，而表現獨特的才能。
最後，有句話說「選你所愛、愛你所選」，雖是老生常談，但是，用於工作選擇則極
具參考價值。因為了解自己而選擇的最愛，才會有熱情，投入後全神貫注於你所選擇
，不要朝三暮四，工作表現上才會有更好的成績。

回歸基本能力的職涯發展

筆者常有機會向許多即將畢業的同學介紹上班族可能的職涯發展。由於目前總體經濟
狀況不佳，就業情勢相當嚴峻，加上許多市場逐漸飽和，公司成長不易，員工升遷因
而產生瓶頸，因此，學生們除了擔心就業問題之外，也對如何在公司內能夠順利發展
頗多疑問。

事實上，如何在公司內獲得快速升遷，這個問題實在很難回答，因為根本沒有標準答
案。有些人的成功在於冷靜的頭腦，有些則歸功於熱情的性格及極強的同理心，很難
有一個共通的標準。

不過，話說回來，若觀察許多成功人士職涯發展的過程，這或許可以給我們一些啟發
。首先，大部分的成功者很早就立定志向，因此，能集中精神及力量，聚焦在一個領
域持續發展。以即將畢業的同學而言，目前最困擾的是，如何選擇一個適合自己的產
業與企業。此時應該先做自我檢視，了解自己的性向與專長、機會與威脅，做好本身
的定位。

其次，這些成功人士都在自己的專業領域不斷地精進，且做人做事都有其一套方法。
基本上，當職位繼續發展，此時，需要處理更複雜的問題，包括部門營運，產品的定
位與策略，人員的激勵與管理等，在在需要人、事、時間及資源的管理能力，即不僅
專業要提升，管理能力也須同步成長。

最後，這些成功的人都保持著正面樂觀的態度與昂揚的鬥志。每個人的工作生涯難免
起起伏伏，如何快速地克服低潮，不怨天尤人，能夠持續地向目標邁進，這是成功的
人必備的特質。

因此，做一個專業的上班族，除了掌握溝通及思考的技巧、做事的方法、簡報表達（
口語及書面）、商業情報蒐集要領等能力之外，若還能從基本面一點一滴、踏踏實實
地將每項工作做好，就能讓你更上層樓。

接下來的章節，將循序漸進地為讀者介紹，不同職涯階段所應該具備的能力與知識，
及可以運用的工具，以協助讀者在茫茫職海中，能夠掌穩方向、勇往直前!

基層員工所需具備的能力

以一個基層員工而言，首應具備的是，溝通表達及邏輯思考的技巧與能力。就筆者這
幾年參與各種大大小小的會議，從政策討論、產業發展、企業策略，到各種部門會議
的近身觀察，溝通及表達能力不足，以致造成發言盈庭、但言不及義的現象，愈來愈
嚴重。

到底這些離題演出的與會者是有意為之，還是思路有問題？我想，兩者可能都有。但
是，不可否認的，只顧自我表達、完全不考慮別人想法，以及邏輯思考能力不足，以
致造成各說各話，甚至發言內容命中主題機率過低的問題，都將使得組織生產力下降
，這對國家、產業及企業，都會造成不良的影響。

首先，分析上班族溝通表達能力不足的問題。這似乎在辦公室極為常見，君不見許多
坊間提供的教育訓練課程中，「溝通」的課程始終屹立不搖，就知道此問題的嚴重性
。尤其現代年輕人，在受呵護的成長過程中，「只要我喜歡，有什麼不可以」幾乎已
成為行為的準則，進入職場後，多重視自己的感受而忽視團體的利益，因而常造成組
織的困擾，進而影響辦公室的生產力。相信未來新人類大量進入職場後，企業恐怕須
花更多的時間來解決此一問題。

其次是邏輯思考能力弱化的問題，這也是生產力提升的殺手，而且，問題的嚴重性絕
不亞於溝通表達的問題。我們常看到在很多會議或研討會上，部分所謂專家的發言，
不是過於重視細節或執行的技術問題，就是文不對題，能對於會議主題有建設性的意
見者，實在不多。或許一個社會對不同觀點應有更多的包容，但就事論事，這樣的會
議成效實在有很大的改善空間。

仔細思考，問題的根源在哪裡？一部分原因恐怕是學校教育出了狀況，缺乏邏輯思考
的訓練及培養。上述提及的問題並非特例，筆者在許多演講及訓練的課程中，觀察時
下的新人類，發覺他們對自我能力相當有自信。不過，創意有餘、但思考訓練不足，
尤其是思考邏輯方面，能力相當薄弱，一個研究報告，前後推論常常沒有交集，研究
內容多見廣度而少有深度。更令人擔心的是，虛心受教者不多，這樣如何能有更多的
進步呢？

那麼，如何強化這幾方面的能力？在溝通方面，了解掌握溝通對象的行為風格、學習
傾聽技巧；在表達方面，加強口語及文字表達能力；在思考邏輯方面，提升自己的商
業情報蒐集、判讀分析素養，以提升洞察力都是很重要的課題。

此外，要提醒讀者的是，除了能力之外，品德，也是一個上班族絕對需要具備的條件
。曾聽過一個非常有趣的分類，是從主管的角度以能力與品德（包括品德及團隊合作
能力）來評價員工。亦即員工在主管心目中，是屬於哪一種人。

舉例而言，能力高，品德高的員工在主管心目中是所謂良品；能力低但品德高的員工
在主管心目中是所謂次品；而能力很高，但品德低的員工在主管心目中是所謂毒品，
「毒品」的意思是，能解決問題，但可能會出事；而能力低，品德也低的員工則是所
謂廢品。一般主管的選擇當然是良品與次品。

基本上，在一個有向上提升企圖的組織中，具備良好的溝通、表達、邏輯思考能力，
及品德的基層員工，絕對是主管倚賴的左右手，因此，加強自己在這些方面的競爭能
力，絕對是投資自己的最佳方向。

簡報能力為上班族基本功

要做一個稱職的基層員工，除了處理事情要身手俐落、溝通事情要委婉迅捷之外，向
主管及客戶做簡報也要優異有效，才能在競爭的辦公室生態環境中常保安康。事實上
，簡報也是一種溝通的工具，如何善用此工具來達成上司所交付的任務，是上班族工
作生涯中必備的基本功夫。

但何謂「簡報」？望文生義，所謂簡報就是「簡要的報告」。也就是在充分的準備下
，以簡潔扼要的方式，傳達有意義的訊息，達成溝通的目的。實務上，要做一場成功
的簡報，需要在簡報前有充分的準備，在簡報過程中，能適切的表達，這不僅需要周
延的規劃及準備，更需要長期的練習。

根據經驗，準備一場好的簡報的規劃流程包括：分析簡報對象、確定簡報目標、擬定
簡報大綱、蒐集並選擇素材、組織簡報資料、決定簡報方式，最後進行預演及修正，
簡要說明如下。

（1）分析簡報的對象：分析的重點包括：聽眾人數、興趣重點、背景、年齡與階層
   、對議題的了解程度等等。
（2）確定簡報的目標：簡報目標要先確立，才能提高簡報的效果，而設定之目標要
   實際，這包括：有多少時間準備、有多少時間簡報、要切合簡報對象的知識及
   背景。
（3）擬定簡報的大綱：根據主題，擬定內容大綱。在研擬過程中，大綱之間要彼此
   互相獨立，但也要完整地回答及呼應主題，當然也要符合邏輯的推理。
（4）蒐集並選擇素材：簡報內容應講聽眾希望知道的、而非講你所知道的，也需要
   注意掌握準備及簡報的時間、隨時將簡報對象及其興趣存在心中、備用資料也
   要充分。
（5）組織簡報的資料：重點包括，隨時檢視簡報內容與目標的關聯性、重點內容須
   一致、結論建議要明確、概念要有條理、主張的內容要易於實踐。
（6）決定簡報的方式：須考量聽眾注意力的時間分佈、規畫最有效的方法來傳達訊
   息、陳述主張須簡短用力、多用聽眾熟悉的觀念與語言、以生活上的事件當例
   證（童話、故事或寓言），儘量多運用影像輔助器材。
（7）簡報預演及修正：簡報前須預先演練並做必要修正，主要目的為：增強信心、
   避免慌亂，另外，可藉此發現簡報資料上的瑕疵，並檢核簡報邏輯是否合理。

俗諺：「台上十分鐘、台下十年功」，簡報能力也是如此。雖然現在的科技進步，提
供了許多美輪美奐的簡報軟體與圖片，可以吸引觀眾的目光，但簡報的主體還是簡報
者與其所要表達的內容，而唯有不斷的練習、修正、練習、再練習，才能夠有傑出的
表現。

工具應用：

案例：良好的表達，讓你更成功

筆者曾參加一個由產政學研各界組成的美國科技服務領域參訪團，此趟行程真是有夠
緊湊，從早到晚都有會議，甚至連三餐都安排餐會，幾乎每個人都疲憊不堪，只要一
上車就開始與周公打交道，有人開玩笑說，真是比新兵入伍訓練還辛苦。

既然疲憊，所到之地，要是對方所派出的簡報人員精神奕奕、內容精采，那麼，大家
還能集中精神做良好友善的互動。若是派出來做簡報的人員表達的方式太單調，那麼
，對團員而言，簡直是極大的挑戰及考驗。雖有些人仍能全神貫注，努力吸收，但體
力較不行的人，就各自發揮創意。例如，有些人藉由發問來抵禦周公的召喚；有些人
則打開電腦，自行專注。當然也有體力較不佳的人，就此不支倒地，直到交換禮物鼓
掌時，才大夢初醒。

相信以上的場景，大家一定時常面臨，不過，筆者的印象是，即使是國際級大公司的
說明，也常常無法引起大家的共鳴，尤其此次參訪的印象更是深刻。真正做到賓主皆
歡的公司並不多見，顯然廠商並沒有針對客戶提出真正符合其需求的簡報，而只是照
本宣科地介紹其產品與服務，因此聽眾的反應並不是很熱烈。

仔細探究，其原因應在於，事前並沒有對客戶的背景及需要做完善的準備。一般而言
，針對高階決策主管，由於其關心的焦點在於，為公司或單位尋求更多的機會與價值
。因此，應從效益的觀點提出許多成功案例來說明，將個案面臨的問題、如何思考解
決該問題？如何透過該公司的協助讓公司獲得更大的成功？只要這個過程被認同，興
趣自然提高，商機隨之出現。

但我們看到許多的簡報，花費許多時間說明其產品規格，所使用的技術，功能有多好
、多安全，品質有多穩定，無怪乎周公召喚即去報到。當然，若聽眾是技術主管，你
需要更細緻地說明功能與背後的技術。但筆者所參加的訪問團的成員多是董事長或總
經理，這些技術細節對他們而言，並不是很重要，他們也不會很關心。

世界上，知名的顧問公司對內部的專業顧問通常有一個重要的訓練，叫做「三十秒測
試」或「三分鐘測試」，亦即在三十秒或三分鐘以內，要將客戶委託計畫的全貌與結
果，提綱契領地向客戶最高主管報告。

為何要在如此短的時間內完成呢？因為客戶的最高主管通常很忙，開會也常常被電話
或其他事情打斷，唯一能夠心無旁騖聽你簡報的時段，只有在他搭電梯下樓的短暫時
間，因此，如何在最短的時間內，讓他能夠有所了解並同意你的意見，則成為顧問公
司很重要的成功關鍵。

或許讀者會覺得很簡單，但請練習一下，你就知道真的很不容易。讀者可以想想，許
多電視扣應（Call in）節目，都限制聽眾打電話進來只能發言二十秒鐘，但常常有
些好不容易打進來的人，實在不知所云，更何況是要條理層次分明地說清楚。

不過，這真是一個很重要的訓練，了解你的客戶需要，以他能了解及感興趣的領域為
標的，做最好的準備，才能達到有效溝通的目的。

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