標題:
把備忘錄裝起來職場才更高效
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作者:
yellow9134
時間:
2013-4-21 01:03
標題:
把備忘錄裝起來職場才更高效
備忘錄只有真正起到提醒功能,而不是簡單記下來,才能在工作中發揮大用途。悅己教你這樣做,才不會讓備忘錄形同虛設:把寫下來的備忘錄分階段放在紙袋或信封中按序排好,每天養成好習慣在固定時間和位置拿出來檢查一番,這樣就能讓所有事情井井有條。
高效工作習慣中的“每日備忘錄”是引導充分開展有效性行動的重要環節。為了讓你的每日備忘錄成為一種有用的工具,最好養成習慣,每天早上看看自己記了些什麼事情。為了讓備忘錄真正起到作用,你也要養成一種習慣,把你能想到的、現有的想做或計劃立即做的,以及將來要提及的事情都記錄在上面。
每日備忘錄只是一種幫助記憶的手段,幾乎每個人都會用這種方法提醒自己要做許多事情。比如說,當你在台歷上記錄了每次看病的時間,那麼你就設定了一個備忘錄。台曆本身就是個備忘錄,如果能加以利用,它就會發揮更大功用。但台歷畢竟有不便之處:它容量太小,無法把所有事情都記下來。
1、把備忘錄裝起來按時間分段放置。
選擇一些大信封、卷宗、檔案夾、抽屜或者盒子來做每日備忘錄。從1號到30號,從1月到12月,分段加以編號。
2、養成在固定時間查看備忘錄的好習慣。
為了讓每日備忘錄成為一種有用工具,你最好養成習慣,每天早上去看看自己記了些什麼事情。比如,你決定下個星期二去做頭髮,不妨在每日備忘錄的日期上做個記號。要是你把做頭髮的時間安排在早上,那麼可以在星期一的地方做個機號提醒明日需要早起,然後再移到星期二,以便再提醒一次。
再例如,你每個月要繳納2000元的汽車分期付款,那麼不妨用付款單或其他東西來提醒自己,早早做好準備按月按時繳納。又比如說15號有個會議,必須攜帶一些非常重要的資料。那麼把這些文件放進“15”號的文件夾裡,在上面註明會議的地點、時間、參加會議的人、性質和原因。也許你偶爾會忘記開會或一時找不到資料,可是只要每天早上檢查每日備忘錄,你就不會忘掉它們!
現在知道這個不用把文件堆滿辦公桌就能記得事情的辦法了吧。把這些文件放進文件夾,在你想要使用的時間做個記號並放在醒目或例行性檢查的地方。你可以在往後的時間裡翻閱這些文件,然後在每個月的1號打開當月文件,按照規定時間將文件放進去。
3、意想不到的備忘錄大用途:節約時間、理性消費、發散思維。
只要早上花些功夫打開當日卷宗,就可以找到你所要的東西。你會因為按部就班做事而節省大量時間,這些時間都可以用在做其他事情上:在適當的時候你就能知道自己的約會、計劃和文件,也用不著分心去做其他事,從而變得相當有效率。
這個方法也能作為你活動、前進或停滯不前的最佳記錄。經過一段時間你可以強烈地感覺到自己在這段時間裡的變化。結果可能引到你走向新的目標和方向。
每日備忘錄對你做決定也很有幫助。它能抑制你的衝動,讓你明智作出判斷。比如說,你接到了一個促銷的打印機廣告,而你也確實有些心動。不妨把購物表格填好,裝進信封,然後把信放在截止期限前一個星期的備忘錄裡。當時間到了的時候再看表格,也許這個時候你就不覺得它像上次那樣吸引你了。
或者有人想聽聽你對某件事的看法和建議,這個時候你不用憑空臆測,只要把當下所產生的想法表達出來就可以。隔天,把對這個問題的答案寫在每日備忘錄上。當你再次看到的時候,藉機把原來的判斷當成是別人的,重新進行評估和判斷。這樣做了之後,你會驚異地發現,自己曾經做過多少倉促決定,從而再次深度分析總結這次事件,讓思維產生出新火花。
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