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標題: 最便利！現學現用的電腦資料整理術 [打印本頁]

作者: ustave 時間: 2013-3-14 00:03 標題: 最便利！現學現用的電腦資料整理術

盡可能將所有資訊集中在同一台電腦，「單一化」的使用能夠節省「尋找」、「多次更新」與「多次設定」的時間和精力。就這個目的而言，方便攜帶的筆記型電腦是最好的選擇，要是認為畫面太小也能夠外接螢幕。

為貫徹「單一化」原則，其他的數位產品例如PDA或行動電話，也要選擇資料（通訊錄與行事歷）能夠直接連接到電腦的產品。

在資訊單一化後，「備份」成為必須定期執行的重要工作。外接硬碟的容量龐大，保存性高，比起光碟片更適合做為備份工具。備份的動作應該當成固定事項，直接列入工作清單。

檔案的命名必須要有固定邏輯和規則，「對象＋事件＋時間」是最常見的命名方式。由於事後是直接以「搜尋」功能來找出檔案，所以這部份不必在意電腦畫面的乾淨程度。此外，利用「標籤」功能也能加強命名上的不足。

如同實體文件的整理方式，「正在進行的工作」資料夾應先放置於桌面，提高執行效率，當工作結束後再存放到其餘分類資料夾。

自我學習非常重要，但訂閱的電子報也容易使人在工作時分心；申請一個專門收取電子報的電子信箱，定時閱讀自己感興趣的資訊。

在建立通訊錄時一次輸入完整資料與關鍵字，包括公司、職稱、地址、生日甚至是專長，在需要特定人脈時就能發揮功能，並且能夠一次全部找出，提升工作效率。

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