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當我們使用Outlook來收發Email時，通常都得另外開啟Outlook視窗、再按下〔傳送/接收〕按鈕才會知道有沒有人寫信過來。如果你不想一直重複的開啟、關閉來確認，希望電腦能夠自動跳出提醒通知訊息的話，該怎麼設定呢？ 以下我們以Outlook 2003為例，先讓Outlook可以在縮小視窗後，自動隱藏在背景中執行，接著再讓它收到新信時，自動在右下角跳出浮動視窗，提醒我們新郵件的標題與內容簡述。
一、 讓Outlook縮小後仍在背景運作、自動收信
第1步 首先，我們可以讓Outlook視窗隱藏在系統的背景中執行，讓桌面的工作列可以更簡潔些。在桌面右下角Outlook圖示上按一下滑鼠右鍵再點選【最小化之後隱藏】，當該選項呈現勾選狀態時，Outlook視窗在最小化後便會自動隱藏整個視窗。

　
二、 讓Outlook自動發出新郵件的提醒通知視窗
第1步 接著，我們可以開始設定Outlook讓它可以自動發出提醒通知對話盒。開啟Outlook視窗，依序按下〔工具〕→【選項】。

第2步 出現「選項」對話盒後，先切換到〔偏好〕活頁標籤中，並在〔電子郵件選項〕按鈕上按一下滑鼠左鍵。

第3步 出現「電子郵件選項」對話盒後，直接按一下〔進階電子郵件選項〕按鈕。

第4步 接著在「進階電子郵件選項」對話盒中，勾選「新郵件送達我的收件匣時」方框中的提醒功能。注意！必須有勾選「顯示新郵件桌面通知」功能，以後才會出現提醒視窗，否則新郵件來是不會跳出視窗提醒我們的。勾選後，再按一下〔桌面通知設定〕按鈕。

第5步 接著我們可以在「桌面通知設定」對話盒中設定提醒視窗要出現多久，還有他的透明度。設定完後，再按下〔確定〕按鈕即可完成全部的設定工作。

第6步 如圖，以後當Outlook收到新郵件時，右下角的系統列便會自動出現一個長方形的對話盒，提醒我們現在有一封新郵件可以讓我們閱讀，視窗中還會出現該郵件的標題、與郵件中的前幾行字，如果要馬上閱讀郵件的話，可以直接按下該標題，跳到Outlook視窗中開啟該郵件內文。