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高效率管理　工作流程

文／金稜

工作的不二法則無非就是「有效的管理工作流程」，
以及「學會調整工作作息」。

如果你只懂盲目的衝，做事卻亂無章法，
你的體力很快就會被耗盡，而且努力的你，
仍會覺得時間為什麼永遠都不夠用。
所以做工作除了用力，還要懂得用腦，
主要若是能掌握幾個重點，
就算是不強壯的馬兒，也能跑得夠遠。

回答不明確　自我信心不足
你可曾遇過主管問你一件事情：
「何時能完成？」你支吾了一下。
然後說大概要一個禮拜左右吧？！
都已經說出口的答案，
語末卻還沒自信的說出模淩兩可的答案，
或者給了一個不確定的疑問句。
不能確定一件工作完成的時間，
不是工作實在太難掌握，
而是你對自己的工作能力不能明確評估。

管理工作　懂得分配運用
想要提升自信，
首先，就要學會有效的管理自己責任內的工作。
例如，什麼時候安排做什麼事，
流程怎麼跑最順，可以使用最少的時間去運作。

假設接到一張工作單，你分別要跑去A、B、C區，
如果流程是從A區到B區再到C區比較順，
但A區的東西必須先做，爾後做C，才能到B，
這時候你會怎麼辦？
你有二個選擇，一個是傻傻的做，
就是完全照著流程跑，
那你會永遠做牛做馬還是爬不高，
就算你拼命努力工作，但時間永遠不夠用。

肯定自我　贏得主管信任
第二個就是你用盡方法，
提升效率在時間之前完成A，
接著打起十二分精神完成B，接著再去C。
若時間實在緊迫無法這麼做，你怎麼辦？
消極的人會放棄，
積極的人會想辦法把在做這些事之前的事情排開，
再提前去做A。
或者想辦法把C區的事務跟別人換，
如此一來，少跑一個地方便多了很多時間可利用。

其實所謂的「工作時間」評估，
就是對自己的工作能力評估。
做一件事情之前，
除了要對那件事情有充滿的了解，
才能準確評估時間外，
同時也是在對自己的能力的評估，
自己是否有自信的回答確定的完成日，
這就考驗著你對自己工作能力的自信。
這些除了靠經驗外，
肯定自己的工作能力也相對的重要，
否則你沒自信的態度，
又怎麼能贏得主管的信任呢？！

提早完成　有效管理時間
把事情做好的唯一方法，
就是改掉拖泥帶水的個性，
做每一件事都全力以赴。
唯有用心做，以及不斷的練習，
才能更有效率的完成工作。
然而對於主管交付的事情，
預估完成日也勿過分樂觀評估，
最好多預留一日的完成時間，
而多出來的那一天就當成是備用日。
如此一來，若提早完成備用日，
還可以拿來修正品質。
如果文案已經做得夠好，
我想主管永遠不會介意你提早完全工作的。

當老闆問你，一個文案何時才能完成時，
你能明確的回答了嗎？
用點心做些事，你會發現效率提升了，
自己的時間也變得更多了，得到的讚許也增加了，
何樂而不為？
現在就開始學習
如何高效管理自己的工作流程及時間吧！