確保必要時間,時間管理更高效
在最短的時間內把工作用最大化速度做完就是時間管理?錯。時間管理是一種時間、行為和質量、效率綜合而言的以時間為主要管理單位的操作習慣。“快”並不是時間管理的唯一追求,保證一定量的工作時間,是最終工作質量的必要保證,絕對不能偷工減料,這也進行有效的時間管理的真正方法。
時間管理並不是教人為了省時間而馬虎了事,無視必要的作業時間。例如一向需要花費一個小時才能完成的工作,現在你只需要用40分鐘就能完成,這絕對是時間管理所認同的即通過。但是,這其中可不包括工作品質的下降。工作品質如果隨著工作時間縮短而降低的話,那就不叫時間管理,而是渾水摸魚。
而如果是無論怎麼發揮最大效率,也都需要一個小時才能完成的工作,就不可以再縮減你自己工作的時間。那麼,如果是在三個小時之內,必須完成四件各需一個小時時間的工作任務,又該怎麼辦才好呢?這個時候就更需要發揮管理功力,將每項工作巧妙地組合起來,把三個小時當成四個小時來用。
時間管理的重點不在於縮短工作時間,而在於確保更有效率地使用時間。所謂的時間管理不單要在時間使用上花心思,讓空間的時間增加,也就是橫向拉長時間。能夠正確預估工作所需時間,並按照自己的意思掌控時間,這才是時間管理所追求的目標。
舉例來說,一講到旅行或搬家的事前準備工作,大部分人應該都會先預估時間吧?同樣的道理拿到做其他的事情上也是可行的。一般人在進行某項工作的時候,對時間的處理方式大概可以歸納成以下三種類型:
‧ 沒空去思考工作時間,一心只想趕快把工作結束。
‧ 預留將多的工作時間,做起事情來從容不迫。
‧ 預留剛剛好的工作時間,在最佳時刻完成工作。
可以想像,任何人都會認為第一個類型是不正確的處理工作方式。而儘管第三個類型看起來似乎是正確的決定,但就時間管理的觀點而言,正確的做法其實應該是第二種。換句話說,要確保充裕的工作時間,多出來的時間才可以用來繼續其他的工作。如果把行程抓得太緊湊,一旦發生意外變化,就沒有應變能力,很可能讓自己手忙腳亂,破壞早已安排好的計劃和節奏,導致之後所有事件都受到拖累延遲。而預留了較多的工作時間,就會有多出來的時間可以運用,這並不是白白浪費。
比如說,旅行的準備時間如果還有剩餘,那麼你完全可以再預覽一次旅遊手冊;而搬家的準備時間如果還有剩餘,那就可以和來幫忙搬家的人或者是搬家公司再做一次確認的工作,這樣也會比較安全。
確保充裕的工作時間,才有能力處理突發問題,才能在工作與個人的局面中佔據主動。