Excel的35招秘技

也許你已經在Excel中完成過上百張財務報表，也許你已利用Excel函數實現過上千次的複雜運算，也許你認為Excel也不過如此甚至了無新意。但我們平日裡無數次重複的得心應手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel的最高版本2002中的一些鮮為人知的技巧入手，領略一下關於Excel的別樣風情。
一、建立分類下拉列表填充項

　　我們常常要將企業的名稱輸入到表格中為了保持名稱的一致性，利用「數據有效性」功能建了一個分類下拉列表填充項。

　　1.在Sheet2中將企業名稱按類別（如「工業企業」、「商業企業」、「個體企業」等）分別輸入不同列中，建立一個企業名稱數據庫。

　　2.選中A列（「工業企業」名稱所在列）墆墂墎塻，賏賓賕賒在「名稱」欄內，輸入「工業企業」字符後，按「回車」鍵進行確認。

　　仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為「商業企業」、「個體企業」……

　　3.切換到Sheet1中，選中需要輸入「企業類別」的列（如C列），執行「數據→有效性」命令，打開「數據有效性」對話框。在「設置」標籤中，單擊「允許」右側的下拉按鈕，選中「序列」選項，在下面的「來源」方框中，輸入「工業企業」，「商業企業」，「個體企業」……序列（各元素之間用英文逗號隔開），確定退出。

　　再選中需要輸入企業名稱的列（如D列），再打開「數據有效性」對話框，選中「序列」選項後，在「來源」方框中輸入公式：=INDIRECT（C1），確定退出。

　　4.選中C列任意單元格（如C4），單擊右側下拉按鈕，選擇相應的「企業類別」填入單元格中。然後選中該單元格對應的D列單元格（如D4），單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。

　　提示：在以後打印報表時，如果不需要打印「企業類別」列，可以選中該列，右擊鼠標，選「隱藏」選項，將該列隱藏起來即可。

　　二、建立「常用文檔」新菜單

　　在菜單欄上新建一個「常用文檔」菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。

　　1.在工具欄空白處右擊鼠標，選「自定義」選項，打開「自定義」對話框。在「命令」標籤中，選中「類別」下的「新菜單」項，再將「命令」下面的「新菜單」拖到菜單欄。

　　按「更改所選內容」按鈕，在彈出菜單的「命名」框中輸入一個名稱（如「常用文檔」）。

　　2.再在「類別」下面任選一項（如「插入」選項），在右邊「命令」下面任選一項（如「超鏈接」選項），將它拖到新菜單（常用文檔）中，並仿照上面的操作對它進行命名（如「工資表」等），建立第一個工作簿文檔列表名稱。

　　重複上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。

　　3.選中「常用文檔」菜單中某個菜單項（如「工資表」等），右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選「分配超鏈接→打開」選項，打開「分配超鏈接」對話框。通過按「查找範圍」右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿（如「工資.xls」等）文件夾，並選中該工作簿文檔。

　　重複上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。

　　4.以後需要打開「常用文檔」菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開「常用文檔」菜單，單擊其中的相應選項即可。

　　提示：儘管我們將「超鏈接」選項拖到了「常用文檔」菜單中，但並不影響「插入」菜單中「超鏈接」菜單項和「常用」工具欄上的「插入超鏈接」按鈕的功能。

三、讓不同類型數據用不同顏色顯示

　　在工資表中，如果想讓大於等於2000元的工資總額以「紅色」顯示，大於等於1500元的工資總額以「藍色」顯示，低於1000元的工資總額以「棕色」顯示，其它以「黑色」顯示，我們可以這樣設置。

　　1.打開「工資表」工作簿，選中「工資總額」所在列，執行「格式→條件格式」命令，打開「條件格式」對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中「大於或等於」選項，在後面的方框中輸入數值「2000」。單擊「格式」按鈕，打開「單元格格式」對話框，將「字體」的「顏色」設置為「紅色」。

　　2.按「添加」按鈕，並仿照上面的操作設置好其它條件（大於等於1500，字體設置為「藍色」；小於1000，字體設置為「棕色」）。

　　3.設置完成後，按下「確定」按鈕。

　　看看工資表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。

　　四、製作「專業符號」工具欄

　　在編輯專業表格時，常常需要輸入一些特殊的專業符號，為了方便輸入，我們可以製作一個屬於自己的「專業符號」工具欄。

　　1.執行「工具→宏→錄製新宏」命令，打開「錄製新宏」對話框，輸入宏名