鮮為人知的email的秘密

90%的職場人每天上班要做的第一件事，就是打開電子郵箱收發郵件。
70%的職場人，下班前的最後一件事是查看郵箱，確認沒有尚未處理的緊急郵件。
30%的職場人，即使下班或周末在家休息，也要忍不住登錄公司郵箱，生怕錯過什麼要命的任務。
好吧，就算我們有電郵依賴症，這也不意味著我們能輕松玩轉電郵的諸多功能。
當你啟用一個電子郵箱時，那些看不見的“郵”戲規則也隨之在你的周圍延展開來。


原來，它不是我的郵箱

Linda從畢業起進入一家貨運公司，一干就是五年。這五年裡，她使用著公司分配的郵箱。

當公司裁員的風聲日益逼近，Linda想到了主動離開。
她開始在網上偷偷搜索相關的職位，並試著發送了幾封求職簡歷。
沒想到，用人單位的電話沒有等到，她卻被請進了公司人事部辦公室。

Linda百思不得其解，自己並未向同事透露過任何風聲，人事部門怎麼會知道她的跳槽打算？
雖然她確萌生去意，但在完全沒有心理準備的情況下，
被效力五年的公司不動聲色地辭退，Linda還是很難接受這個事實。
當她萬分不情願地清理自己使用了五年的郵箱時，突然好像悟出了點什麼。

美國Proofpoint公司曾對406家員工千人以上的美、英公司進行調查，
發現超過三分之一的公司曾雇人監控員工的電子郵件，據說是為了防范法律、財務和管理等方面的風險。

其實就這麼簡單，Linda五年來一直使用公司郵箱，工作郵件和私人信件全部用一個郵箱處理。
她做夢都沒想到，會有人經常“偷看”自己的電子郵件，直到被解雇之後，
她才意識到：“原來，它不是我的郵箱。”

君子有所抄，有所不抄

Jack剛從國有單位跳到了外企，最大的一個變化是每天收到的郵件數量大大增加。
Jack處理問題的習慣是，不緊急的郵件，暫且放一放，遇到緊急任務，主動跑到老板處匯報工作進度，
至於一些他可以獨立完成的工作任務，盡量不去麻煩其他同事。

但才過了兩周，老板就找Jack談話了，並向他提出三個問題：
第一，為什麼不及時回復客戶和同事的郵件？
第二，為什麼不把涉及客戶業務往來的重要郵件抄送團隊同事？
第三，為什麼不以書面形式向老板及時匯報工作進度和執行情況？

一向我行我素的Jack這才明白，自己對“電郵法則”的認識完全走入了誤區。
他以為，及時回復郵件就意味著必須優先處理所涉事項，
事實上，他只需簡單回復一句：“收到，謝謝。”
他以為，一個客戶既然由自己負責，就沒必要事無巨細抄送其他同事。
而事實是，同事需要知道他在做什麼，更需要知道客戶在做什麼。
至於老板，每天工作千頭萬緒，很難把你的口頭匯報牢記心間，
要想不忘事、不誤事，還是通過郵件書面記錄來得保險。

醍醐灌頂的Jack立刻調整了工作方法，老板和同事成了他郵件抄送欄裡的“常客”。
終於有一天，老板忍不住了：“那些雞毛蒜皮的郵件，你能不能不抄送我啊？
給客戶的郵件抄送給我，可不可以用密送功能？
否則在客戶面前，我連打哈哈裝不知道的權利都沒有。”

Jack終於明白，君子有所抄，有所不抄。
該抄送時不抄送，有了成績你就自己偷著樂吧，出了問題也沒人幫你擔著。
不該抄送的瞎抄送，惹惱的是別人，吃虧的是自己。

起手無回，悔之晚矣

Kevin是一位年輕的公關人，深得大老板賞識。
但奇怪的是，Kevin在客戶那兒總討不到好，經常還會碰一鼻子灰。
原來，Kevin是個急性子，發給客戶的郵件經常出現拼寫錯誤，或者發錯了附件，搞得對方打開後一頭霧水。

一位一貫挑剔的客戶，向Kevin的團隊提出一項不合理要求，令他頗為惱火。
Kevin通過郵件和同事討論工作任務時，忍不住抱怨了幾句，
說這位“超級變態”客戶的要求簡直是“胡攪蠻纏”，最好的解決方法就是“不理她”。
這封郵件被人回復來回復去，最後轉到了大老板那裡，大老板看了很生氣，把Kevin叫到辦公室批評：
“我們和客戶是親密戰友，是戰略夥伴，有時甚至是像談戀愛一樣，
她對你態度不好，你就當她是使小性子，給點甜頭哄哄就好了，何必到處去說對方的不是？”

Kevin還想爭辯，老板繼續說：
“你有沒有想過，這封郵件如果被人轉發給了那位客戶，結果是你一定會被換掉。
轉發一封電子郵件不費吹灰之力，你怎麼知道別人不會存心害你？
你要知道，想坐你這個位子的人多的是，要坐穩這個位子，需要的不是抱怨，而是智慧。”

一席話令Kevin心服口服。
從那時起，每次點擊發送重要郵件之前，手指會微微顫抖，
再三檢查郵件正文和抄送對象是否正確，再次打開附件確認沒有問題，然後才小心翼翼發出去。
他懂得了一個道理—每個人的電郵都是一張通行證，只有善用你的通行權，才能在職場上暢通無阻！

網絡中每天郵件翻飛，其中故事不可勝數。
隨著郵件系統的發展，一些先進的系統除了常規的轉發、抄送、暗送等功能，
還增加了很多新型“秘密武器”，如“不得抄送”、“不得暗送”這樣的“防竊聽”功能，
“不得回復”的霸權功能，甚至還有“閱畢自行刪除”這樣令人無語的功能。
設計者深諳現代電郵戰爭的奧妙，才能做出這麼貼心的服務項目。

作為每日與電郵打交道的辦公人，如果不好好玩轉電郵，還真是有點對不住這些煞費苦心的工程師。

作者：龍溪薇薇