圓滿地舉行一場會議吧！

別以為開會是個普通活兒，一場大型會議安排下來不把人累得半死才怪。開會是行政部門中最常碰到的問題，如何順利舉行一場會議，你知道裡面大有學問嗎？

任何人安排業務會議或者為其他人的業務提供諮詢時都需要了解正確的步驟，以便推動會議順利進行。邀請出席者，讓所有人都能在會議上暢所欲言，讓會議平穩推進都是會議組織者需要考慮的。一個熟練的會議組織者也會從邀請參會者、保證參會人權利、把握會議焦點主動權等方面友好的表現。這裡會給你介紹，怎樣做~才能成功地組織一次會議！

確定議程。

1、確定會議的起止時間以及每一個議題的時間限制，並禮貌地告知參會者。

2、告訴你們單位或其他參會者會議所包含的議題，包括議題摘要。


發出會議邀請

1、發送電子郵件是最簡便的方法，如果他們使用相同的日曆軟件那就更容易了。

2、確定回執的最後時限。這會使你對參會人員的數目了然於胸，而不必整天亂哄哄地應付為其他人提供額外服務。


確定會議地點

恰當的地點應該有助於會議如你所願地進行。如果你的會議只是簡單地租用賓館的舞廳或其他的普通會議廳，那麼會務人員要精通以下幾點：

‧講座形式會議的安排——椅子排成行，保證演講者是全場的焦點，這樣報告的意圖能有效地傳達。

‧劇場式安排——在屋子的前方擺放一張桌子，講話者或專家們面對著成排坐好的參會人。這種方式與前一種方式比較類似。

‧教室型安排——在成排擺設的椅子前擺放桌子，以便講話者闡述焦點內容時，參會者能夠記筆記。

‧圓桌會議——如果你希望參會者作為一個團隊都能夠發揮作用，或者鼓勵參會者共擔議題時可以採用這種方式。

‧採用U型設計——如果你希望參會者能夠互相看到彼此並能相互交流可以採用這種形式。

‧把椅子圍成一個圓圈，這樣會讓會議顯得開放而有分享意義。


提供幾個有用的小工具

1、準備充分的會議籌備者會提供筆、便箋紙、記錄本、新聞稿或是其他會議需要用的東西。

2、提供問題展示板（原文為，提供問題的“停車場”）。你可以提供活動掛圖或者白板，供參會者在上面書寫問題，或者在會場專門提供一塊地方供參會者用報事貼貼出他們的問題。開會時，專門拿出時間來讓參會者回答這些問題，這會讓會議進行得更加順暢。

3、對於長會，要給參會者提供飲料和小食品。每張桌子上放上水杯或瓶裝水以及糖果。


準備評價量表或調查表

1、你可以在會議現場發放調查表，也可以告訴參會者，你將在會後一兩天內以電子郵件的形式發送調查表。

2、調查表或評價量表可以反饋給你你的會議是否達到了預期的目的。


給你的會議一些提示

1、以上這些都需要在會議召開前一兩天完成。

2、如果計劃有變，務必通知所有參加人，並附上歉意。


準時開會

1、遲到的人會很顯眼。因為，讓別人等待是很失利的。

2、會議開始前要宣讀會務安排，包括中場休息時間、就餐時間、休息室的位置，以及“問題停車場”的說明。


保證會議不跑題

1、會議組織者現在要保證會議參加者以及演講者按照議題行事，如果容忍跑題的話，那麼你的會議安排就會被打亂。

2、堅持你擬定的中場休息時間和就餐時間


盡可能回答所有問題

1、從參會人或“問題停車場”那裡收集問題，並拿出足夠時間來回答。

2、要友善地對待那些散會後不肯走，留下來提問的人，並且要一一給他們解答。

3、提醒參會人完成調查表，並感謝他們的到來。