hola 2013-7-16 00:28
七步驟打造自己的高效率行事曆
我之前遇到了一個麻煩，當工作任務量愈來愈重，生活裡的活動也愈來愈多之後，這些會議、約會爬滿了我的Google行事曆，除了看起來讓人很有壓力，也很難從一大堆的任務中去把握真正最重要的事件。
我希望在行事曆上，不僅可以提醒我每天重要的行程，而且還能用「全覽」的角度，讓我從「每週」、「每月」的瀏覽畫面裡，明確掌握最重要的時間點：例如一個專案的截止時間、某個必須好好事先準備的會議。
我自己習慣每天晚上都會「微調」行事曆，依據「剩下的可用時間」，確認接下來「真正要專注」的工作，以及每件工作的截止期；如果時間不夠用了，就把一些次要事件排開，讓自己能首先完成必要的任務。
所以，今天要來分享的經驗，就是我如何最佳化自己的Google日曆：把所有行程記上去只是第一步，接下來要如何做，才能在忙碌瑣事中有效率掌握最重要的行程呢？
1、用「我的日曆」標出時間重要性
在Google日曆左方的「我的日曆」中，可以區分多個行事曆分類。
這時候問題就來了，怎麼分類比較好呢？當然可以直接分成「工作」、「生活」類別，也可以依據不同的專案做分類（只是這樣久了可能很瑣碎）。
我自己的方法，是依照事情的「重要、緊急程度」來區分幾個不同「等級」的行事曆。
01.首要專案：這個月必須完成的專案的所有相關「時間點」。包含各個進度截止時間。某些必要文件的提交時間，或是某個一定要執行的會議。
02.次要專案：不是這個月要完成的專案，其他未來專案的相關會議、截止時間。
03.公司瑣事：專案之外的其他公司行政雜務。
04.部落格行動、家庭私事：就是如其名稱的非工作活動。
這樣一來，我的每個月行事曆中，都可以看到一條很清楚的「紫色」脈絡線（首要專案），標註了這個月最重要的那些行程。而其他的行程則以不同的顏色標註。這樣分類的原因，就是要把「最重要的工作」、「一般重要的工作」和「普通工作」之間做出明顯的區隔。
我會把「首頁專案」設定為最顯眼（但又不致於太過強烈）的紫色，這樣在行事曆中，我總能一眼就找出那些非常緊急、不能拖延、並且必須給予足夠準備的最重要時間點。透過顏色區隔出時間點的不同重要性，我就能明確的在安排時間時，很清楚的把時間排給最重要的事情。
2、同時掌控兩週的行程
我喜歡把Google行事曆的檢視模式設定為「兩週」。也就是「本週」與「下一週」的行程，因為當我自己實際在安排行程時，我覺得最常使用的情況就是：
想辦法把最重要任務在本週完成。
適度將次要任務排入下一週。
我自己習慣以每一週作為一個大的工作區間，看看一週內可以完成多少進度，而這樣的「兩週檢視」方式，就能給予我執行、延緩任務的彈性。
當時間不足時，千萬不要硬撐，懂得延後次要任務也是非常關鍵的。
3、把會議資料連結到行事曆
我之前提到過，我會利用「Google Drive（Docs）」來和其他合作夥伴直接進行雲端會議記錄。
我還會進一步的把這份會議資料直接連結到行事曆相應的會議中。
在Google行事曆中的「研究室」中，開啟「活動附件」功能，就可以讓你在編輯行程時，增加一個「附件」的選項，這個附件可以讓你上傳電腦中的任何檔案，或是連結Google Drive中的文件。
例如一個會議的行程，我就可以把會議資料、時程講義等檔案「附件」在這項行程裡，以後查詢更加方便。
4、多多使用約會邀請功能
如果建立的事件是和他人一起的會議，那麼我會盡可能的在建立新行程的當下，也使用內建的邀請功能，傳送行事曆通知給對方。
對方不需要使用Google日曆，使用outlook也一樣可以接收通知。
這樣做的好處是，在我自己建立約會後，我也保證對方有收到這個邀請（因為對方要做確認的動作），甚至可以直接新增到對方的行事曆中，以免對方忘記。而且事後如果要修改時間、地點，也都可以即時發通知給對方。
5、整合Gmail郵件工作表
我也會在Google日曆中整合「工作表」內容，只要在我的日曆中加入工作表，不僅右方可以看到工作表清單，而且行事曆的日期中也可以看到你有設定完成時間的待辦任務。
因為每天的郵件量很大，我不可能當下把所有郵件處理完成。
所以我的方法就是把重要的郵件「新增到」Google工作表的待辦清單裡，再由Google日曆來提醒我在設定的時間處理該做的郵件。
6、凸顯接下來要做的事情
Google日曆在設定中有一個功能是「將過去的活動暗化處理」、「將未來週期性的活動暗化處理」。
這是我一定會開啟的功能，因為他的效果就是我前面想要達到的：讓接下來真正重要的事情凸顯。
7、養成當下記錄時間點的習慣
我之前在使用行事曆時，有一個壞習慣：每次當我在商量新事件的時間點時，我沒有直覺的立刻把他們記到行事曆中。
或許是以前紙本的行事曆任意塗改很不方便，所以會有一種想要很確定後才寫上時間的習慣。
但是在數位行事曆中，隨時都可以彈性移動修改，這時候，反而是有任何可能的時間點，都立刻記錄到行事曆中比較好管理，也可以保證自己不會忘記。
例如我預估幾個月後的專案執行時間，現在的預估當然不準，但起碼可以把幾個重要的截止時間先大概排出來，而當專案持續進行時，這些時間點就能隨時彈性移動並做最後的確認。
這也是數位行事曆的好處吧！