lukas 2009-12-10 14:37
常用EXCEL技巧匯總
利用"條件求和嚮導"對資料按條件進行匯總
在一個表格中經常需要將表中的資料按一定的條件進行求和計算。如一個人事職稱檔案表，需要統計"助理工程師"、"工程師"、"會計師"等職稱的人數各為多少。對類似問題，利用"條件求和嚮導"便可很好地解決。具體方法是選項"工具"*"增益集"，在開啟的視窗中選"條件求和嚮導"，然後按"確定"按鈕，使用增益集; 選項"工具"*"嚮導"*"條件求和"，進入求和嚮導; 在求和嚮導中首先按下"輸入"框右邊的小按鈕，然後在表格中直接選定包含資料的區域，再按下"下一步"，在"求和列"中選定求和資料所在列，在"條件"項中增加求和的條件，根據嚮導的步驟指定存放匯總結果的單元格，即將游標置於輸入項中，直接在表格中選相應單元格即可，最後按下"完成"按鈕。在匯總結果單元格中將出現預期的匯總結果，且一旦設定，匯總結果單元格會隨著資料變化自動匯總，一勞永逸。要取消匯總結果只需點擊匯總結果單元格，將公式去掉即可。當然，熟悉函數公式的用戶，可直接定義單元格的公式，效果是一樣的。
把Excel表格轉換為圖片
許多報紙和雜誌都介紹過在Excel中，同時按住Shift鍵點擊「文件」表單，原來的「關閉」表單項就會變成「全部關閉」。如果我們在按下Shift鍵的同時點擊「編輯」表單，原來的複製和貼上就會變成「複製圖片」和「貼上圖片」。利用這一功能，我們可以將一個資料表以圖片的形式進行複製，從而將其轉換為圖片。方法如下：
首先選需要複製成圖片的單元格區域，然後按住Shift鍵依次選項「編輯→複製圖片」指令，接著彈出「複製圖片」視窗，選項「圖片」單選項後點擊「確定」按鈕，這時就將選定的表格區域複製成圖片了。最後複製到目標只需直接選項「貼上」指令即可（或者按Shift鍵再選項「編輯→貼上圖片」指令）。我們還可以將其在Word中進行貼上。
另外，在複製圖片時如果選項了「如列印效果」單選項，在貼上的時候如果表格沒有邊框，複製後的圖片也不會出現邊框。
將Excel的文本數位轉換成數位
在Excel中，系統將前面帶有半形單引號的數位視為文本對待，而且為了某些需要，用戶可以通過「格式」表單中的「單元格」指令，將數位設定為文本格式。然而，現在我們卻需要把工作表中文本格式的數位轉換成數位，那麼以下方法可以一試。
1．一次轉換一個單元格
在「工具」表單上，按下「選項」，再按下「錯誤檢查」選擇項（一定要確保選了「允許後台錯誤檢查」和「數位以文本形式儲存於」複選框）。選任何在左上角有綠色錯誤指示符的單元格。在單元格旁邊，按下出現的按鈕，再按下「轉換為數位」。
2．一次轉換整個區域
在某空白單元格中，輸入數位「1」。選該單元格，並在「編輯」表單上按下「複製」指令。選取需轉換的儲存於為文本數位的單元格區域。在「編輯」表單上，按下「選項性貼上」。在「運算」下，按下「乘」。按下「確定」按鈕。
3．處理特殊財務數位
一些財務程序顯示負值時在該值右邊帶有負號「-」。要將此文本字串串轉換為數值，必須返回除最右邊字串（即負號）以外的所有文本字串串字串，然後乘以「-1」。例如，如果單元格A2中的值為「156-」，那麼公式「=LEFT(A2,LEN(A2)-1)*-1」將文本轉換為數值「-156」，然後用上面的方法操作。
快速隱藏單元格所在位置的行與列
1. 按ctrl+9 可隱藏選單元格或區域所在的行
2. 按ctrl+0 可隱藏選單元格或區域所在的列
恢復隱藏的行和列的快捷鍵是：
ctrl+shift+0
ctrl+shift+9