heroman 2013-4-24 00:57
上班的日子，就該像獅子一樣
上班的日子，就該像獅子一樣
看起來懶洋洋、悠悠哉哉，但很有實力，需要時才獵食
把工作細分成小任務，就不會「全部都討厭」
這一章裡最重要的就是細項。「我喜歡我現在的工作嗎？」想回答這個問題，就必須
先問自己「到底我的工作內容有哪些呢？」把現在的工作細分成二十個左右的細項，
然後把這些「最小的工作單位」當作分子，我們稱之為任務，這麼一來，就能定義出
「我們的工作是由這二十個小任務組合而成的」。不要忘記「任務」這個單字，這個
單字直到你闔上這本書為止都會持續出現，它是幫助你走向「獅子人生」的關鍵字，
也是最重要的概念之一。
把工作細分成最小單位的「任務」，這個動作的目的在於告訴自己「從現在開始，我
要分類我的工作，並且依照優先順序來處理。」這個概念代表著，我們不再只是被動
完成別人交辦事項的單純勞動者，而是指我們會隨著工作性質不同，調整投入的精力
，這已經升級到經營管理的層次了。因此，學會如何分類工作可以說是經營管理的第
一步。這其中最大的意義和變化是「我不再只是一個口令一個動作的被動薪水族，而
是把工作當成生意的一人企業經營者。」
例如每天提供公司的總務服務、人事服務、販售服務等等，這些都是我經營的一人公
司的業務內容；我不但是一人公司的經營者，也是責任關係人。也就是說「我，就是
公司。」這就是「一人企業家」的精神。
所謂的一人企業家，指的是簽約並提供專門服務的專家。一人企業家的範圍不只限於
自由工作者，也包括了隸屬於某間公司，但是只為該公司提供某種專門服務的人。因
此一人企業家不是以在哪裡、用哪種方式工作來畫分，而是指一種獨立自主的精神態
度。
總之，只要認為自己是經營者，自己正在做的事情是一樁事業，並且活用自己的優點
，提供超水準的服務，這樣的人就是一人企業家。
現在，就跟著我一起做以下的步驟，成為無人取代的「一人企業家」，過上不愁吃穿
的獅子人生吧。
首先，從仔細檢查每天的工作開始。細分工作時只要遵循下列的原則，就能夠輕鬆又
完美地整理出來了。
1.遵守ＰＡＰＥＲ法則，抓住你的核心任務
分類工作時，只要記住Ｐ、Ａ、Ｐ、Ｅ、Ｒ法則，就不會漏掉核心任務了！
人（People） 是指有關人的事情。上司、部屬、同事、顧客、相關企業的員工等等
，這些需要與人見面才能進行的事項，全部都被分到人的類別。以及和報告、顧問指
導、教練、商談、銷售、溝通、支援等相關的項目也都歸類在這個類別裡。
活動（Activity） 代表需要多數人一起創造共同價值的活動。舉凡會議、集合、評
價、研討會、發表、演講、企畫提報等等。
文件（Paper） 是所有書面作業的總稱。包括發行稅單、傳票，或是利用簡報
（Power Point）發表演說、製作 Excel 報表等，只要和書面作業有關的都算。
事件 （Event）是指特別活動，還有一連串相關的事前準備。發想概念、置空間、擺
放道具、拉贊助、選定ＶＩＰ、請講師、專家、企畫宣傳文案等等。
調查（Research） 則是包括所有的研究活動。像是透過你現在手上的工作和書籍、
雜誌、網路等等，尋找、試驗以及記錄你需要的資料，或是諮詢專家意見，再整理出
特定的結果或模型。
大致上所有的工作都是由這五個項目組成。它可能包涵這五個項目，也可能只偏向其
中的幾個，但總歸來說，只要使用這五個原則來分類工作，就不會有遺漏的情況發生
。
2.用一句話讓工作一目了然
細分工作時一定要明確地說出執行的目的和重要性。試著把它寫成一個完整的句子，
並且活用動詞，確實地定義出你在做什麼。舉例來說，比起「人事考核書面資料」，
「保管到職人員的人事考核書面資料暨人事系統更新」來得更好。
像這樣把任務寫成一個完整的句子，有助於讓他人馬上了解這個工作的特性和概要。
不僅如此，因為所有工作都是由這些「最小的工作單位」組合而成，這樣的動作也可
以提醒他人不要犯了粗心的毛病，遺漏任何一個小環節。無論你做什麼事，只要熟悉
「細分小項」這個動作，就能在了解、組合和管理工作上獲得很多幫助。多練習幾次
就會上手了。
3.用關鍵字掌握重點
把任務明確寫成一個句子之後，最好在句子後面加上一個括號，裡面寫上任務的關鍵
字，而且最好是名詞。比方說，在「保管到職人員的人事考核書面資料暨人事系統更
新」後面加上（人事考核更新）。我把以上這兩個動作稱為「用句子明確定義，用關
鍵字掌握重點」，這就像是我們在利用文字和人溝通時，為了減少誤會，會在語意模
糊的單字後面，加上明確的注釋一樣。
把手上的工作細分成最小單位，就可以馬上知道自己每天在做些什麼事、討厭什麼、
不想做什麼，或是喜歡什麼、擅長什麼。實際上，上班族的工作多半是上司指派的。
所以想要培養出自己的專長，把工作做到沒人可以比你好，首先你必須檢視你的工作
內容。
把才能和工作連結，是你變身獅子的籌碼
我們已經把手邊的工作細分成二十個左右的任務了，那現在該做什麼呢？接下來請你
問問自己「想把這些任務做好，需要具備怎樣的才能？」再把這些任務跟需要的才能
做連結。要注意的是，在執行任務時，足以決定任務結果的核心能力就稱為「核心能
力」。舉例來說，假設現在有一個任務是要把工作內容和有關人士做口頭報告，那麼
就需要很強的表達能力。這時候表達能力就會成為決定該場報告品質的「核心能力」
。
打個比方，假設現在你手上的任務是要你利用資料，寫出一份關於創新計畫的具體實
施方針。那麼，企畫能力就是你寫出這份具體實施方針的「核心能力」。
當然，想要做好一項任務，通常需要各式各樣的能力，不過只要你能先找出其中最具
決定性的核心能力，就能讓你事半功倍。
只要把與生俱來的能力和個人特質結合在一起，就能成為自己的特色。將這些個人特
色變成自己的專長，並且運用在工作上，就能幫助你把工作做到最好，做出與眾不同
的差異。就算是天才，沒有花時間在合適的環境裡培養自己的能力，最終仍無法把能
力變成強項。
其實，最了解自己的人只有自己。自己不足和擅長的事，也只有自己最清楚。
我提出來關於創造「獅子人生」的策略很簡單，就是「結合與生俱來的能力和個人特
質，把它培養成必殺技，再利用這個專長，打造出能讓你一輩子不愁吃穿的工作。」
如果想要找到你的專長，最好的辦法就是直接從手邊的工作開始下手。在這些工作裡
，你也會發現有些工作有趣又能輕鬆上手，有些工作卻無聊又必須承受莫大的壓力，
還浪費你許多時間。從這樣的過程中，你不需要耗費太多資源，就可以輕鬆找到你的
強項。
學會區分任務的重要程度
可是「我擅長的技能」，真的有人要買嗎？沒人買的商品不管多優秀都是做不成生意
的，這時候就要想想「市場需求」。在職場上賣不出自己的商品，也就是交不出工作
成果的上班族比比皆是。在這種情況下，該如何了解真正的市場需求呢？
經過我在職場上多年的觀察，我歸納出一個結論：對上班族來說，公司就是客人。公
司透過雇傭關係長期購買我的服務，能幫助客人的工作就是我的事業範圍。公司是我
的客人，當然與公司有往來的客人也是我的客人。
但是，所有上班族每天都在做的工作中，有些是雞毛蒜皮的小事，有些則是關係公司
存亡的重要任務，如果你只是按照截止日期去處理，而非按照重要程度完成工作，那
就不是經營事業，只是打雜罷了。我所謂的經營，是要按照客人的要求，依工作對客
人的重要程度，決定處理的先後順序，並以此做為管理工作品質的依據。
這個觀念用在選擇任務上，就是要排出任務的重要程度。假設有個工作是客戶覺得很
重要的，那我們自然可以認定這個工作要求較高的品質。所以面對手邊已經分類過的
任務時必須要考慮的重點，就是要從「重要度」的觀點去看這些任務。
但是「任務重要度」要以誰為基準呢？是以我來當基準，還是要用主管的意見來當基
準呢？答案是，以主管的意見為基準。為什麼呢？因為主管代表的就是最明確也最重
要的市場。面臨決策時，如果自己的想法和主管想法一致，自然沒有任何問題。但是
現實中最常出現的狀況，通常是自己覺得很重要，主管卻覺得沒什麼；要不就是自己
覺得沒什麼，主管卻非常在意。這個時候，你最好還是聽主管的。
我們在工作時，必須回應客戶的要求，也就是回應主管的要求，因為主管就是代表公
司，代表客戶需求的最大需求市場。所以遇到不懂的地方時，請大膽地和主管討論。
通常和主管討論過後，大致上就可以知道自己應該在哪些工作上花較多心思，如果面
談過後也沒有明確的答案，就先自己把工作分成二十個左右的任務，再請上司挑出裡
面覺得最重要的五個，這樣能幫助你快速排出工作的重要程度。
把時間投資在強項上
我們應該盡全力在重要度高、又最符合自己性向的任務中。如果你已經了解這一點，
接下來，我要告訴你另一個方法，幫助你更快速找到你需要加碼投資的部分。這個方
法就是「重要度／強項矩陣」。
「重要度／強項矩陣」雖然只是很簡單的工具，卻能讓人一眼看出哪裡是值得你下功
夫的部分。製作的方法也很簡單，先畫一條任務重要度當Ｙ軸，再畫一條性向符合度
當Ｘ軸，接著把細分好的任務分別放入四個象限就大功告成了。如此一來，二十個左
右的任務就會在四個象限裡分別找到自己的位置。
我把任務重要度強、又符合自己性向的象限稱為「計畫領域」。這些分佈在計畫領域
的任務，正是需要我們投入大量精神、集中開發的選項。
另外同樣高度符合自己性向，但任務重要度卻相對較低的象限，我把它取為「興趣領
域」。興趣領域裡的任務承受較少的工作壓力，相對市場需求度也比較低，但是因為
和自己的興趣符合，做起來反而容易得到成就感。同時，興趣領域裡的任務有很大的
可塑性，也許某一天，客戶這些任務的需求增加（也就是市場需求度增加），我們就
能把它轉換成能夠做出差異並且成效卓越的工作。
至於那些重要度雖高，卻和自己性向不符的任務，因為常常給我們帶來壓力，所以就
取做「壓力領域」。在這個領域中的任務，都是「很重要，非做好不可」的任務，常
常讓我們感到力不從心，結果儘管投資了大量的工作時間，成果卻不如預期。
最後，是那些重要度低、自己也不喜歡的任務，就稱為「垃圾任務」，相對應的象限
則是「垃圾領域」。要是你現在手上的工作大部分屬於這個領域，那你一定要盡快改
善。
看看現在手上任務的分佈範圍，就能自然地了解對目前工作的滿意度。如果手上的任
務大多集中在「計畫」和「興趣」領域，就表示目前的工作都是符合自己性向的。此
時不僅對工作有很高的滿意度，通常工作成果也都不錯。
相反地，若是大部分的任務都集中在「壓力」或「垃圾」領域，就表示現在的工作不
但不是自己想要的，而且只要在公司一天，就逃脫不了這些壓力。唯一值得慶幸的是
，如此慘絕人寰的悲劇很少會出現在現實生活當中。雖然每個人的任務分佈都不太一
樣，不過普遍來說，都是分散在四個領域。
看完自己的分佈範圍，就要來想想策略的事。我們的重點在於「找出幾個特別的任務
，加以集中投資開發」，那麼「找出」值得投資的任務，就是當下最重要的作業。
已經找到值得投資的專長之後，還要隨時觀察外在環境。因為就算我們有了專長，但
是隨著環境不斷變動，客戶對你的技能的需求度也會隨著改變。所以，我們不能不去
考慮，公司裡大家覺得重要的工作是什麼，把「現在」考慮進來，就會變成「集中投
資對公司重要且符合自己性向的事情，努力做出差異性」這個原則的具體落實方法如
下：
方法一：強化「計畫領域」要做到「沒人比我好」
落點在「重要度／強項矩陣」中計畫領域的任務，要時時刻刻追求最高水準。
重要的不是把工作做完，而是要秉持著「沒有人會做得比我好」的意志力奮力一
戰。正因為這個領域裡的任務都符合自己的性向，所以要做得比別人出色絕對不是一
件難事。建議你至少要投資五○％以上的工作時間，在這個領域的任務上。
方法二：把壓力領域的任務做到「和大家一樣好」就好
雖然壓力領域裡的任務和自己的性向不合，自己擁有的能力也在這些任務要標準的平
均之下，但是對公司而言卻是重要的工作。如果因為缺乏處理這領域的能力，被排除
在升官或加薪名單之外，那就太不值得了。所以壓力領域也必須好好經營才行。但是
壓力領域和計畫領域不同，輸在起跑點，就算投資再多的時間效果也不好，若想要像
計畫領域一樣做得比別人出色，只會給自己更多的壓力。
所以可以試著調整這個領域的目標，將目標設定在「跟別人一樣好」就好。你只要遵
守工作的截止日期、將工作水準維持在多數人的平均值範圍內，就能達到公司的期待
，又不會因此而疲於奔命。在這個領域上，只要花大約三○％到四○％的工作時間就
夠了，若是超過這個比例，就會剝奪了投資在強項領域的時間，要小心注意才行。
方法三：發展興趣領域，投資未來
好好選擇在興趣領域裡的任務，因為這對你的將來會有很大的幫助。這領域中的才能
，就像是上班族的「定期存款」，只要能加以培養，最後都有可能成為未來讓你不愁
吃穿的超強必殺技。
雖然有些能力從目前公司的角度來看，不是很重要，不過換個角度來看，如果對於自
己的未來有極大的幫助，那就是非常值得投資的能力了。拿股票來做比喻的話，興趣
領域的任務就是那些雖然目前還看不出成效，但未來價值卻無可限量的潛力股，一開
始時只要一點一點買起來放，等待時機成熟很可能會翻漲好幾倍，成為讓你大賺一筆
的績優股。
在經營興趣領域時，選出一、兩個任務，把剩下的工作時間約一○％到二○％投注在
上面，還要加上想要把它做到最好的決心。也許這些能力，現在看起來不怎麼樣，可
是隨著大環境的改變，對這些能力也會產生新的需求，如果你能先在這個領域準備好
，就能搶得先機，得到相應的回報。
方法四：巧妙安排垃圾領域的任務，能不做最好
不要把時間花在不重要也不符合自己性向的垃圾領域。只有盡全力把垃圾領域裡的任
務趕出自己的責任之外，讓自己能夠全心地投入在高附加價值的工作上，才是上上策
。如果你在這個領域花一○％以上的時間，就是在浪費時間和能力。所以在這個領域
，你只需要記得一個目標，就是要杜絕個人資源的浪費。
但是前面也說到，上班族的工作都是被指派的，這樣該如何避免垃圾領域的任務浪費
我們的時間呢？最好的方法是和上司求助，把這個領域的任務大幅減少或消除。就像
那些對公司來說價值低落，又不是公司擅長經營的產業最好趕快結束的道理一樣，對
個人來說也是如此。
身為管理階級的人也應該知道，要是這類的任務佔去員工大部分的工作時間，那麼員
工將會喪失對工作的自信心，感受不到工作的意義和價值。最後工作就會變成苦差事
，久而久之人的戰鬥力也會越來越低落。
總結而言，從公司的角度出發，若是一個員工在計畫領域的任務做到最高水準，壓力
領域的任務則和別人做得差不多，就算是不可或缺的必備人才了。所以你可以把剩下
的時間，投入在興趣領域裡，隨時培養備用的技能，等到時機成熟才不會措手不及，
畢竟機會只給準備好的人。
最後，不要忘記要阻止垃圾領域裡的任務增加，並且用最快的速度把現有的任務都消
除，不要在這個領域浪費太多時間。若是能成為這樣的人才，公司自然會把你列在升
官加薪的名單中。
不過我也常常聽到，有些人抱怨自己的工作大部分都屬於垃圾領域，每天做的事情都
是些價值低落、完全感受不到樂趣，單調反覆的工作。在這裡我想提醒有這種想法的
人，別把工作和任務搞混了。
就拿非常基本甚至工作內容有點單調的服務工作來說，雖然看起來就只是一份不斷重
複和人見面的工作，但是從客人的角度來看，卻不是這麼簡單的事。儘管客人接觸過
許許多多的服務員，但是每位服務員給他們的印象卻不會相同。他可能遇到某個接待
員而感到親切愉快，也可能雖然接受某個服務員的服務，但是一點被接待的感覺也沒
有，甚至遇到某些服務員還會產生「為什麼要花錢買罪受」的不滿情緒。
很多人會從服務員身上得到印象，為整間公司打分數。因此一個接待員最大的價值，
就是「讓第一次來訪的人對公司留下好印象」，用一句好話、一個微笑、一個親切的
肢體語言讓人對公司留下好的第一印象，這個任務並不是誰都能做到的。
「為他人留下好印象」，絕對不是垃圾領域的任務。但是有許多人卻會把這樣的任務
歸類到垃圾領域。這也告訴我們，分析任務的時候，工作的態度和價值觀是很重要的
分析標準之一。