man5 2013-4-23 00:57
確保必要時間，時間管理更高效
在最短的時間內把工作用最大化速度做完就是時間管理？錯。時間管理是一種時間、行為和質量、效率綜合而言的以時間為主要管理單位的操作習慣。“快”並不是時間管理的唯一追求，保證一定量的工作時間，是最終工作質量的必要保證，絕對不能偷工減料，這也進行有效的時間管理的真正方法。
時間管理並不是教人為了省時間而馬虎了事，無視必要的作業時間。例如一向需要花費一個小時才能完成的工作，現在你只需要用40分鐘就能完成，這絕對是時間管理所認同的即通過。但是，這其中可不包括工作品質的下降。工作品質如果隨著工作時間縮短而降低的話，那就不叫時間管理，而是渾水摸魚。
而如果是無論怎麼發揮最大效率，也都需要一個小時才能完成的工作，就不可以再縮減你自己工作的時間。那麼，如果是在三個小時之內，必須完成四件各需一個小時時間的工作任務，又該怎麼辦才好呢？這個時候就更需要發揮管理功力，將每項工作巧妙地組合起來，把三個小時當成四個小時來用。
時間管理的重點不在於縮短工作時間，而在於確保更有效率地使用時間。所謂的時間管理不單要在時間使用上花心思，讓空間的時間增加，也就是橫向拉長時間。能夠正確預估工作所需時間，並按照自己的意思掌控時間，這才是時間管理所追求的目標。
舉例來說，一講到旅行或搬家的事前準備工作，大部分人應該都會先預估時間吧？同樣的道理拿到做其他的事情上也是可行的。一般人在進行某項工作的時候，對時間的處理方式大概可以歸納成以下三種類型：
‧ 沒空去思考工作時間，一心只想趕快把工作結束。
‧ 預留將多的工作時間，做起事情來從容不迫。
‧ 預留剛剛好的工作時間，在最佳時刻完成工作。
可以想像，任何人都會認為第一個類型是不正確的處理工作方式。而儘管第三個類型看起來似乎是正確的決定，但就時間管理的觀點而言，正確的做法其實應該是第二種。換句話說，要確保充裕的工作時間，多出來的時間才可以用來繼續其他的工作。如果把行程抓得太緊湊，一旦發生意外變化，就沒有應變能力，很可能讓自己手忙腳亂，破壞早已安排好的計劃和節奏，導致之後所有事件都受到拖累延遲。而預留了較多的工作時間，就會有多出來的時間可以運用，這並不是白白浪費。
比如說，旅行的準備時間如果還有剩餘，那麼你完全可以再預覽一次旅遊手冊；而搬家的準備時間如果還有剩餘，那就可以和來幫忙搬家的人或者是搬家公司再做一次確認的工作，這樣也會比較安全。
確保充裕的工作時間，才有能力處理突發問題，才能在工作與個人的局面中佔據主動。