man5 2013-4-23 00:56
時間管理之收納資料很重要！
時間管理最不能忽視的就是管理周邊資料，無論辦公桌、電腦中還是會議完，都有數不清的資料等待你處理。管好這些東西就能大大幫你節約時間，升級你的時間管理能力。
時間管理也講求平衡，為了維持桌面和書櫃的整潔，許多人會花費很多時間在整理資料上，但這並沒有任何意義。下面悅己來告訴你一些關於資料的那點事。
1、找資料比管理資料更重要。
首先要確定的是，時間分配必須取得平衡。為了整理而整理，不去考量如何才能方便取用資料，是本末倒置的做法。如果因為表面上整理得賞心悅目，但在需要的時候卻找不到資料，整理就失去了意義。相信有很多人每天都在認真管理文件，但還是會發生找不到文件甚至弄丟文件的狀況。事實上，會導致這樣的元兇正是“把文件收納在固定的地方”的關係。這樣的人常常勤勞地把文件歸檔，並收到固定的抽屜或檔案夾中。在需要使用時，十之八九都找得到。桌面也總是維持整潔的狀態，令人十分佩服。但是，偶爾還是會遇到找不到文件的情況，而且一旦這樣的情況發生，通常就得費上好半天功夫，才找得到需要的資料。
會發生這種情況的原因幾乎都是出在文件放錯位置。一旦一開始就弄錯了資料的收納位置，這份資料幾乎就等於消失，需要全面翻找所有的檔案，或是努力喚醒當初的記憶才行。
要解決這個問題最簡單的方法就是——先不要收拾。在任務完成之前，就這麼把資料堆放在桌上，即使看起來不整齊也沒關係。但是，這跟雜亂無章的做法完全不同。一旦確定某項任務已經完成，就要好好整理使用過的資料，必要的話，還得花店時間把應該保存和可以丟棄的分開來。而且，既然工作已經結束了，大多數的紙本資料已經不需要了，更得好好清理一番。
2、紙本文件最好都丟掉。
除了 合同或是重要人士的親筆書信等非留不可的紙本文件之外，其他的紙本文件都應該丟掉。請看一下你手邊的紙本文件，是不是幾乎都是從電子文檔中打印下來的？很多上面都積滿了灰塵？如果是從電腦中打印下來的文件，只要有電子文檔，紙本的部分就可以丟棄了。工作過程中或許有很多紙本文件，但一旦工作確定完成，只要是有電子文檔備份的資料，幾乎都可以丟掉或等待二次利用。
雖然這樣說，但相信一定還是會有人認為紙本文件比電子文件好閱讀。這是因為過去的電腦顯示器都是縮小後的版面，所以才會有這樣的錯覺，而現在基本上完全沒有這種擔心了。當然，如果你急需保護視力或者眼睛比較容易疲勞，那不僅是電子文件，就是紙本文件也要盡量減少閱讀了。
3、會議內容要錄音。
與其看會議記錄，不如直接聽會議錄音內容更確實，也比較節省時間。再說會議記錄的詳實與否往往會因為記錄者的不同而有所改變，但錄音內容則沒有這樣的擔心。
對於那些已經習慣做筆記的人來說，拍照可能是更為方便的做法。現在大家的手機像素一般都比較高，會議上的圖片、圖表等資料完全可以用手機拍下來，這樣和手機一起存在口袋、手包裡，方便隨時取用。