yellow9134 2013-4-21 01:03
把備忘錄裝起來職場才更高效
備忘錄只有真正起到提醒功能，而不是簡單記下來，才能在工作中發揮大用途。悅己教你這樣做，才不會讓備忘錄形同虛設：把寫下來的備忘錄分階段放在紙袋或信封中按序排好，每天養成好習慣在固定時間和位置拿出來檢查一番，這樣就能讓所有事情井井有條。
高效工作習慣中的“每日備忘錄”是引導充分開展有效性行動的重要環節。為了讓你的每日備忘錄成為一種有用的工具，最好養成習慣，每天早上看看自己記了些什麼事情。為了讓備忘錄真正起到作用，你也要養成一種習慣，把你能想到的、現有的想做或計劃立即做的，以及將來要提及的事情都記錄在上面。
每日備忘錄只是一種幫助記憶的手段，幾乎每個人都會用這種方法提醒自己要做許多事情。比如說，當你在台歷上記錄了每次看病的時間，那麼你就設定了一個備忘錄。台曆本身就是個備忘錄，如果能加以利用，它就會發揮更大功用。但台歷畢竟有不便之處：它容量太小，無法把所有事情都記下來。
1、把備忘錄裝起來按時間分段放置。
選擇一些大信封、卷宗、檔案夾、抽屜或者盒子來做每日備忘錄。從1號到30號，從1月到12月，分段加以編號。
2、養成在固定時間查看備忘錄的好習慣。
為了讓每日備忘錄成為一種有用工具，你最好養成習慣，每天早上去看看自己記了些什麼事情。比如，你決定下個星期二去做頭髮，不妨在每日備忘錄的日期上做個記號。要是你把做頭髮的時間安排在早上，那麼可以在星期一的地方做個機號提醒明日需要早起，然後再移到星期二，以便再提醒一次。
再例如，你每個月要繳納2000元的汽車分期付款，那麼不妨用付款單或其他東西來提醒自己，早早做好準備按月按時繳納。又比如說15號有個會議，必須攜帶一些非常重要的資料。那麼把這些文件放進“15”號的文件夾裡，在上面註明會議的地點、時間、參加會議的人、性質和原因。也許你偶爾會忘記開會或一時找不到資料，可是只要每天早上檢查每日備忘錄，你就不會忘掉它們！
現在知道這個不用把文件堆滿辦公桌就能記得事情的辦法了吧。把這些文件放進文件夾，在你想要使用的時間做個記號並放在醒目或例行性檢查的地方。你可以在往後的時間裡翻閱這些文件，然後在每個月的1號打開當月文件，按照規定時間將文件放進去。
3、意想不到的備忘錄大用途：節約時間、理性消費、發散思維。
只要早上花些功夫打開當日卷宗，就可以找到你所要的東西。你會因為按部就班做事而節省大量時間，這些時間都可以用在做其他事情上：在適當的時候你就能知道自己的約會、計劃和文件，也用不著分心去做其他事，從而變得相當有效率。
這個方法也能作為你活動、前進或停滯不前的最佳記錄。經過一段時間你可以強烈地感覺到自己在這段時間裡的變化。結果可能引到你走向新的目標和方向。
每日備忘錄對你做決定也很有幫助。它能抑制你的衝動，讓你明智作出判斷。比如說，你接到了一個促銷的打印機廣告，而你也確實有些心動。不妨把購物表格填好，裝進信封，然後把信放在截止期限前一個星期的備忘錄裡。當時間到了的時候再看表格，也許這個時候你就不覺得它像上次那樣吸引你了。
或者有人想聽聽你對某件事的看法和建議，這個時候你不用憑空臆測，只要把當下所產生的想法表達出來就可以。隔天，把對這個問題的答案寫在每日備忘錄上。當你再次看到的時候，藉機把原來的判斷當成是別人的，重新進行評估和判斷。這樣做了之後，你會驚異地發現，自己曾經做過多少倉促決定，從而再次深度分析總結這次事件，讓思維產生出新火花。