tabolive 2013-4-15 22:40
留出4個郵件時間，為工作提速
在如今的電子辦公時代，E-mail已經成為工作中不可缺少的部分，但是一旦患上E-mail上癮症，工作時間將會被電子郵件切割得支離破碎，幾乎大部分都浪費在往來郵件中，毫無效率可言。小心！別被電子郵件上癮症拖走工作時間，悅己建議你為E-mail專門留出時間，統一集中處理，找到為工作提速的小竅門。
寧歡今天有個緊急工作，需要為明天的討論會做準備，至少要拿出兩個比較完善的方案。準備方案不僅需要查閱很多資料，還得寫出書面報告、打印、裝訂，時間很緊迫。一上班，寧歡第一件事就是打開郵箱，果不其然，十多封新郵件等在那裡，不過並沒有需要特別費心處理的事情。然而，等她把所有郵件看完，已經過去四十分鐘了。
去趟洗手間，寧歡開始準備會議資料，可就在她剛剛進入狀態時，新郵件又來了，原來是同事向她詢問一個資料的問題。雖然事情不緊迫，但熱心的寧歡立刻開始尋找，終於在一個小時候內找到了資料傳給同事。這個時候已經到了午餐時間。好不容易到下午兩點，寧歡看完了資料，需要思考一下時，接二連三的郵件又跑了出來。就這樣斷斷續續思考著，寧歡在晚上七點多終於理清思路，開始撰寫文檔，再加上之後的一系列工作，看來她沒有多少休息的時間了。
寧歡這種是典型的電子郵件上癮症患者。患有電子郵件上癮症的人，通常會表現為：工作對電子郵件的依賴性很強；有定期檢查電子郵件的習慣；一有郵件馬上處理，不管是否緊急。事實上，那些郵件可能並不重要，遲一點接收處理甚至根本不看也並不會對工作有太大影響。但對電子郵件上癮的人卻將它視為第一要務，寧可為了這些價值不高的郵件耽誤工作，降低了效率。
其實，想減弱電子郵件對工作的負面影響，可以採取為自己打造電子郵件時間的策略。所謂電子郵件時間，就是專門用於處理郵件的時間，避免隨時隨地去處理新郵件帶來的浪費。在電子郵件時間外，禁止自己直接查看郵箱。如果工作不需要隨時上網，那麼甚至可以採取非電子郵件時間斷網來保證自己有足夠時間處理正常工作。一般來說，你一天之中應該設定四個電子郵件時間：
1、上班後的兩小時。
上班開始的兩個小時保證你能夠集中註意力處理最緊急的事情，避免把經歷最充沛的時間浪費在處理瑣事上。兩個小時候，人開始變得疲倦，而這個時候正好看看郵箱裡有什麼新郵件，順便放鬆一下。
2、下午上班前半小時。
很多人都習慣在中午吃飯前發出一些工作指示，上班前看看有沒有需要你下午處理的任務，避免錯過一些緊急郵件。
3、下午三四點左右。
這是個非常適合與人溝通聯繫的時間，所以你大可以在此時段發送各種郵件。
4、下班前。
在離開公司前看看有沒有什麼新任務，沒有的話就可以放心走人了。
請放心，你不會錯過什麼緊急郵件的。四次檢查油箱足以保證你不會耽誤那些所謂的加急工作。如果對方急需你的回應，他會選擇和你電話聯絡。如果他還能等待，則說明這件事還沒有急到需要你放下手頭工作優先處理的程度。