ustave 2013-3-14 00:03
最實際！現學現用的辦公桌文件整理術
日本知名的暢銷外文書《亂中有序》有這麼一段話：「上班族每天平均會接收一百九十件資訊。光是找尋物品所浪費掉的時間，每年就多達一百五十個小時左右。」可以想見，一套簡單基礎的整理概念有多麼重要。
擁有正確的整理觀念不僅能夠提高工作效率，同時還有避免失誤、減少壓力、甚至間接提高你的個人評價的功能。以下是一些簡單明瞭的實體整理術，看完之後不妨立刻執行，相信效果將會立竿見影：
經常使用的東西，如筆、便利貼、修正液放置在桌上；膠台、圖釘、印泥等使用機率較低的物品放在抽屜。
盡量避免收取和產生紙類文件，例如要求業務推銷員提供電子檔而非紙類資料；資料以電子形式儲存就能夠快速搜尋，幾乎不必作整理工作。
盡量統一文件尺寸，小張資料應以黏貼或裝訂形式固定於大張資料，單純的夾放容易遺失或被忽略。
所謂整理並非只是將物品擺放地乾淨整齊，沒有固定規則就無法立即找到需要的東西；記憶東西放置的地點是無謂的浪費，真正要記住的是越簡單越好的存放規則。
剛到手而未處理的文件先放在公文架上，文件處理過後分為「正在進行的文件」與「保存文件」。
將「正在進行的文件」置入透明資料夾，以一張寫有工作名稱的A4紙作為封面，放在離自己最近的雜誌盒，方便隨時拿取。
「正在進行的文件」取出後，歸位時應放在雜誌盒的最左邊，一旦雜誌盒被裝滿，就從最右邊開始，依序將使用頻率低的文件歸類為「保存文件」。
若是沒有公文架或雜誌盒，可用辦公桌最上方（離自己最近）以及中間的抽屜來代替。
「保存文件」包括已結束工作的文件、合約和傳票類收據，由於沒有立即使用的必要，應依照內容分類，置入透明活頁的檔案夾，放在離自己最遠的書架或抽屜。
為了預防萬一而保留的文件，可以放入桌下紙箱，最後也方便丟棄。
商務與電腦相關的雜誌或書籍多以資訊新鮮度取勝，完整保留沒有太大意義，將內容重點電子化、剪下或影印保存後，紙本即可丟棄。
無論紙張文件或是書籍，盡量以立放取代交疊躺放。