hakan 2013-3-8 00:04
用便利貼 搞定時間管理
職場萬花筒 － 用便利貼 搞定時間管理
文／末永卓
在這個凡事講求效率、速度的時代，無論從事哪種工作，我們的工作量都在不斷地增加。身處這樣的大環境下，不管你是否擅長安排工作或進行時間管理，一不小心都很容易陷入混亂的狀況。
成為時間管理達人
面對現在該做的事，心想「沒關係啦，等一下再做就好了」、「之後再做應該還OK」……類似的小事不斷累積，不知不覺間演變成混亂狀態，等到察覺時，桌面已經亂成一團，連自己都不知道該從哪裡開始著手整理。
為了避免發生類似情況，如果是房子，物品用完一定要放回原位；若是工作，每天務必確認該做的事要在何時執行，且循序漸進、確實進行。說起來好像很簡單，但就是因為做不到這點才會感到困擾，不是嗎？
因應許多上班族容易遇到的問題，確實執行每天該做的工作，只需要準備幾張便利貼和10分鐘左右的整理時間，對於工作忙碌或害怕麻煩的人來說非常方便、完全沒有負擔，很容易能持續下去，最後還可能變成習慣後讓你成為時間管理達人。
腦內的巡視功能
便利貼時間管理的基本規則是，將一週內要做的事全寫到便利貼上，再把今天要做的事貼在時間軸，其他的事就先貼在待辦區塊內。這麼一來，腦袋裡認為必須去做的各種事情全部變得清清楚楚，不必擔心會忘記事情，大腦淨空後也容易專注在思考上。
在腦袋裡想著許多事的狀態下工作，某些不速之客會陸續找上門，稱為「腦內的巡視功能」。明明想思考眼前的工作，卻不由自主一直想到其他事，像是「別忘了主管交代的工作」、「今天記得要發mail 給那個人」。
專注思考事情的重要性
想集中注意力，但大腦的巡視功能卻一直出來阻礙，好不容易提高了注意力，巡視功能卻在此時發揮作用，導致注意力降低，使思考頻頻受阻。為避免發生這樣的情況，建議各位除了重要的工作，舉凡「寄發mail」、「打電話」之類的瑣碎工作也全寫到便利貼上。
將重要的工作與瑣碎的工作集合起來放在固定位置，看到時會覺得「有他就沒問題了」，這種安心感會讓聯想其他事情的巡視功能停止運作，當大腦呈現淨空狀態，便能深入專注在思考上，自然縮短了思考的時間。
輕鬆累積一天的努力
大腦是用來思考，而不是用來記雜事，若屬於「現在可趁早完成」的事，最好立即採取行動，雖然便利貼記事情的方法令人放心，但如果真的把想到的事全寫在上面，數量肯定很嚇人，而過量的便利貼也會造成心理上的壓力。
而「在時間軸上貼便利貼」的時間管理法非常簡單，雖然簡單，不代表沒有意義，而是可以輕鬆持續幫助你一步一步踏實的累積「努力」。那究竟會有怎樣的大轉變在等著你呢？
養成時間管理的好習慣
首先，你不會再為了無謂的瑣事浪費時間，只會把時間用在重要的事情上，工作變得比以前更有效率。同時，還能保有思考的時間，懂得展開行動，完成比過去品質更高的工作，也因為在有限時間內可完成今天該做的事，加班的機會自然減少。不過，這些只能算是大變化前的助跑過程。
養成便利貼時間管理的習慣，不斷提醒自己「一步一步踏實的累積努力」是養成此習慣後出現的大變化。養成便利貼時間管理這種新型態工作方式後，配合時代的趨勢調整好自身的步調，就能以自己的方式進行工作，日後遇到最緊急的狀況，也不會手忙腳亂啦！
作 者 小 檔 案
末永卓
1961年出生於大阪，法學系畢業後進入住友3M股份有限公司工作，現為KANMIDO股份有限公司常務董事，他發揮個人創意，企畫、製作了許多市面上少見的獨特文具商品，且獲得優秀設計獎、累計共售出1000萬套的「MEMOPIT」，著有《便利貼時間管理：10分鐘搞定一天進度》等書。