lololo 2013-2-4 00:23
站立會議拼效率，團隊更敏捷
什麼方法可讓會議不再惱人，還能建立高效團隊？趨勢科技藉由每天、每次15分鐘的「站立會議」，不僅應變速度機動、溝通順暢，更讓成員個個具有使命感，發掘明日之星！
場景一：令人昏昏欲睡的會議室
所有人關在會議室當中，看著投影機投射出的專案內容，卻不見得與自己的工作直接相關，坐在台下的你，眼皮逐漸變得愈來愈重……。
場景二：每週一次的部門會議
部門會議中，有同事突然提出一個危機狀況，使得人員需要重新調度、成本攀升，眼看一週後，部門舉辦的大型活動即將展開……。
以上兩種情況都經常在你我工作中每日上演：開不完的會、議而不決的討論。為了對付這種扼殺精力的開會陋習，趨勢科技發展出一項絕招──站立會議（stand-up meeting）：每天開會，但每次只開15分鐘。當每個人都是「站著」時，大家都想趕快得出結論，結束會議，無形中自然比「坐著」更有效率。
「少量多餐」，應變更機動
對管理者來說，這種「少量多餐」的開會方式，追蹤進度更精準、容易。
科技產業瞬息萬變，「站著開會讓我們隨時做出調整，」趨勢科技研究開發部資深專案經理徐祥智指出，平均每3個月，他們就要發表一項新產品，手機領域更快，甚至每個月都有新軟體上市。
記者採訪當天，mobile小組剛好在開站立會議，徐祥智與小組成員們溝通，因為在法國有項新的交易，需要大家配合讓新產品提早上架。
雖然很臨時，但因為每天都追蹤個人進度，就算要即時微調，讓產品提前在2週後發表，大家也能機動配合。「幾乎不需要再特地召開臨時會議，要大家更動工作規劃，」徐祥智補充。
站立會議其實是Scrum（敏捷軟體開發過程）中的一部份，來自於橄欖球術語的“Scrum”（雙方爭球），暗喻「團隊合作精神」。
在橄欖球比賽中，由四分衛負責調度教練的戰術，當團隊推進10碼後，就再度重新溝通調整，往目標前進。這樣的概念，也就運用在敏捷軟體開發實務當中。
用橄欖球的概念在軟體研發中管控進度，趨勢科技因此磨練出一群對團隊和專案有使命感（ownership）的成員。
自控進度、輪當主席，培養責任感
每次開站立會議之前，徐祥智會與團隊主管先開工作規畫會議，並當場在白板上用便利貼展開示意，每一張便利貼代表著一個工作單位。
便利貼上除了標示負責人員，還會根據工作難易程度，用數字1、3、5來評定所需的工作點數。「要標多少，都是團隊成員自己去訂，」軟體工程師蔡惠名表示，如此一來，工程師們會更仔細去評估自己的工作量。
接下來，就是每天早上的站立會議。10點鐘，趨勢科技12樓的研究開發部，總會自動聚集5、6人一排站開，開始討論眼前白板上的工作進度。
此時白板上已貼滿各種不同顏色的便利貼，上面標示著不同的工作項目（task），每個人須根據自己正在進行的項目報告，如果已經完成，就會把便利貼移到“Done”（完成）一欄。
一次只有一個人發言，並針對3個重點說明，包括「昨天完成了哪些事」、「今天的規劃」、「碰到的問題」，以1～2分鐘的時間說明。
有趣的是，站立會議都是由團隊成員主導，每個人輪流當主席帶領團隊進行，控制每人的發言時間。這時，主管變成了旁觀者。
徐祥智表示，自己通常都只觀察，需要補充說明時才會加入。「所以工程師不是向主管或是主席負責，而是對整個團隊負責。」角色的轉換，讓團隊成員對於自己手上的工作，愈來愈有歸屬感與責任感。
甚至，徐祥智更進一步觀察到，成員們彼此之間開始會主動分享資訊。
面對面互助，挖出下一個大將
站立會議中，因為大家必須就手頭工作提出「卡住」的原因，所以當其他人有相關解決方案時，可以在會議後找當事人進一步討論，或提出自己的建議。蔡惠名認為，這讓每個人不用再特地私下打聽需要找誰幫忙，團隊自動自發面對面溝通的頻率因此大增。
最近，一個同事在站立會議時，提出讓自己工作更有效率的測試工具。徐祥智非常讚賞，把他“work smart”的方式與成果投稿到北京的Top 100「全球軟件案例研究峰會」中，被選為分享案例之一。12月初，他就要代表公司與部門飛到北京參加會議。
在一次次的Scrum會議中，徐祥智漸漸看出哪些團隊成員具有大將之風，開始賦予對方比較多帶領團隊的工作。
目前的專案團隊是今年3月才開始一起合作，但徐祥智就讓蔡惠名獨當一面，帶領團隊做規劃與主持站立會議，並開發出Windows 8平板電腦上的App。
除了因為他之前已有Scrum的相關經驗，「他在站立會議中擔任主席，很有組織能力和條理，」徐祥智看到他不只是團隊的帶領者，還有成為專案經理人的潛力。
每天只開會15分鐘，讓工作人有更多時間專注在工作上，也讓管理者更輕鬆、即時地掌握實際情報。雖然在趨勢科技中，站立會議的目的是為滿足軟體開發需求，但不表示不能轉化運用在其他產業，你不妨現在就試試看。
15分鐘開會Tips
便利貼：將正方形便利貼畫出3格，分別標上工作項目、負責人、工作點數。
貼在白板上後，每天根據討論內容，將工作進度將便利貼從「待做」，逐漸移到「進行中」、「已完成」。
站立：站著開會，只需要與某個工作項目有關的人參加，讓總人數在5～10人之間。
每人發言時間不超過3分鐘，只聚焦在「已做什麼」、「要做什麼」、「碰到困難」做簡要說明。
燃盡圖（burndown chart）：橫軸表示專案時程、縱軸表示每人完成的工作點數，工作量按照從左上到右下斜線的方式標記出來，可一目了然是否按照既定時程進行，或是目前落差有多大，好即時採取必要措施，確保專案如期完成。