danny 2007-9-23 20:55
摸透星期個性工作事半功濟
商週1033書摘
一星期的每一天都有它的特色與時間管理模式。星期一決定一週的品質；星期二是適合出差、縱橫馳騁的一天：星期三要創造人脈，賺錢又賺人：星期四要用腦工作、起草企畫；星期五則要征服工作，迎向高峰…。
讓我們理解「星期個性的法則」，有效活用一星期吧！星期一有星期一的工作，星期二、星期三、星期四、星期五當然都有各自的工作要做。星期六有星期六的個性與特色。星期日也有星期日的使用管理方法。
這七天每一天都不一樣。星期二就是星期二，星期五就是星期五，不能以為星期二是接續星期一的日子；當然，星期五也絕對不是星期六的前一天。
每一天都有它的特色與特徵，也就是各自的個性。十個人十個樣，一星期七天也有七個樣。
那麼，星期一這天有著怎樣的個性呢？
「一週的開始？」正是如此，商場上都以星期一為一週的開始。雖然星期六是週末，但我們不會在隔天的星期日開始工作。
那麼，星期五呢？「我們公司週休二日，所以星期五是最後一天的上班日。」
星期日又是什麼日子呢？「當然是假日囉。」
看來大家都很清楚，也知道每一天的個性都不一樣。
但是我卻觀察到大家都沒有注意到一星期七天的「個性法則」，大部分的人都很懶散，在七天的每一天重複相同的事情，用完全一致的節奏工作：只有一套時間管理模式。
這樣還算好…，不少人卻是在星期五做星期一該做的工作，在星期一上午無所謂地做著本應該在星期五完成的工作，完全無視每一天的性格。
這麼一來一，當然事倍功半，做得再多，也得不到回報；很努力，卻不賺錢，白費子彈而且疲憊不堪。
了解每一天不同的「個性法則」，徹底適應它，困難的工作也會變得輕鬆，想做的事情都能如願以償。
總而言之，就是不適合在職場工作。真的很可惜。
了解每一天不同的「個性法則」，徹底適應它，你將獲得最好的成就。掌握住「個性法則」之後，困難的工作也會變得輕鬆，想做的事情都能如願以償。
星期一是一週之始 即早切換到戰鬥狀態
一週之計在於星期一！一週的品質取決於如何運用「星期一」！
如果你是業務員，與其在星期六、日打電話跟客戶約時間見面，不如選在客戶最可能進公司的星期一，而且集中在上午會更好。
我非常清楚這點，因為在我的工作生涯中，跑大公司業務占了最長的時間。
相反的，將該在星期一做的工作挪到星期五，或者在星期一、星期二提前做星期五的工作，效果豈止減半，稍一不慎更可能適得其反。
例如已經安排在星期一早晨出差，當然得在星期五準備好簡報資料。最好能在星期四之前做好，星期五請長官過目，確實做好這些理所當然的事情。
如果星期一早晨才急忙製作資料，可以說是無藥可救，只能說這個人還不清楚工作的本質。
這已經不是程序錯誤，或者是有沒有幹勁的問題了。而是不清楚「在哪一天做什麼事情」，抓不住工作的重點。
一星期的每一天都有它的性質與特色，有它的個性，我們稱之為「星期個性」。先前的情形，就是不懂「星期個性」造成的。
「為什麼呢？星期一早上再做還來得及，為什麼不可以？到底哪裡不對？」
時間上或許來得及，但是根據「星期個性」，我們絕對不能在星期一準備簡報資料，因為那是星期四的工作。
就是因為搞不清楚，所以辦不好事。這種人因為基本觀念不對，所以一直重複相同的失敗。複製成功是好事，但是這種人只會反覆失敗。
星期一至少提早五分鐘出門！星期一早上的電車為什麼特別擁擠？理由很簡單。因為它不可以遲到的「星期個性」。最好比平常（比其他日子）早五分鐘或者十分鐘出門。
為什麼呢？因為包括主管在內，大家都提早出門。為什麼提早出門呢？理由也很簡單。因為星期一早上該做的事情太多了。
如果你是一個業務員，應該知道，星期一早上要忙著計算差旅費用等。因為從上星期二起，已經一個星期沒有進公司了，有許多費用需要報帳，終於在星期一回到公司了，當然要一次處理完畢。
這麼一來，可能會占去三十分鐘的時間。雖然你還是可以滑壘進公司，但是這樣時間就不夠用了。當你在計算費用時，大好時光卻不停流逝。讓這些事情占據業務員與客人聯繫的寶貴時間是很大的損失，因此大家自然都會提早上班。
所以星期一早晨的通勤電車一定很擠。
公司是以「星期一」為核心而運作的，因此對上班族來說，星期一是從停戰協議轉換到戰鬥狀態的一天。
要從星期六、日的悠閒模式切換到「工作模式」。這就是星期一的「星期個性」。
從星期一少有應酬這一點，可以證明星期一具有「工作模式」的個性（應酬應多半安排在星期四或星期五）。
事實上，在跑業務的那些日子裡，每到星期一早上，我總會在通勤電車上有所覺悟，「接下來一直到星期六（雖然是週休二日，星期六我還是會進公司，工作到傍晚），都別想有時間思考了」。綁上頭巾，就有上戰場的打算，完全切換到工作模式。
人們常說「憂鬱星期一」，那應該是不大懂得切換模式的人才有的想法。
「又是星期一…真不想上班，真希望明天就是星期日。」那麼就睡覺吧，但是行不通，頭腦很清楚，身體卻不聽使喚，這種身心糾葛的現象（學術上稱為「生理機能分裂」），正是「憂鬱星期一」的真相。
首先要改變意識，認識星期一的重要性！並不是只有你切換到工作模式，職場的每個人都是處在工作模式下。
首先要改變意識，認識星期一的重要性！並不是只有你切換到工作模式，職場的每個人都處在工作模式下，只要有一個人打著呵欠沉浸在前一天的悠閒模式，職場的「氣氛」、「波動」．就會受到干擾。
也是在這種時候，很有可能被主管大喝二聲：「去洗把臉再來。」
很多公司經常派員工參加研習，有些研習長達三天，甚至需要住宿。通常主辦人（主辦公司）會安排在星期五、六、日，或者星期四、五、六這三天，絕對不會安排在星期六、日、一。
因為主辦單位也都深知「星期一是一週之始」的重要性，所以這種安排已經行之有年。
不要召開不重要的例行會議
最適合和大人物會面
關於星期一開重要會議的謬思，雖然星期一的會議很多，但不是例行會議，比較像是討論會。
其他日子的會議可能只需要報告「今天計畫…」，但是星期一我們會說「本週計畫…」，也就是討論的範圍不只當天一天，而是一整週。
而且通常是在一早到公司後的二十到三十分鐘進行會議，沒有辦法站著三言兩語解決，但也沒有例行會議的拘謹，目的只在彼此確認重點。
很少有公司選在這一天、這個時間，召開既不緊急也不重要的例行會議。為什麼？因為星期一的時間不夠用。
想想看，星期一是一週的第一天，必須在這一天思考一整個星期的策略加以實踐，更可能有上週留下的工作待解決。
因為是上班的第一天，來電也會特別多，也是我們去電和別人聯絡的日子。如果是業務員，更應該在這一天與客戶敲定時間見面，是沒有時間坐下來慢慢開會的。
星期一最適合跟「大人物」敲時間排定約會，星期一也是長官下決定的日子。因為老闆、董事以及部長級以上的人物星期一一定都會到公司，要在這一天看完前一週堆積在公文箱的所有文件並做出裁示。雖然這些事也可以在到公司的其他日子裡處理，但是公司裡最常出差的便是老闆，其他幹部也是一樣。
我在跑業務的時候，客戶經常對我說：「下週會給你正式回覆。」這也是因為負責人多半是在星期一做出決定。
所以對業務員來說，跟客戶敲時間約見面的時機在星期一，其中又以上午成功的機會最大。因為那個時間客戶待在公司的機率比其他時候要高出很多。
你可以比較星期一與一週內的其他日子，不覺得星期一的來電最多嗎？如果負責人在公司，打給他的電話也很多，代表這是一個容易聯絡到人的日子。
到了下午，負責人可能要與相關部門開臨時會議，或者得陪下屬出差、拜訪客戶，或者處理客訴等突發事件，就找不到人了。所以應該選在星期一上午與大人物約時間見面。
抓住成功的人不會疏於準備、草率行事。在每個星期一重生就是這個道理。
可以把人生當做一個金字塔，分成五個階段：1..決定一生的目標2.決定一年的目標3.決定一個月的目標4.決定一週的目標5.決定每天的目標。
決定目標時，要注意兩個原則。第一是確實訂出「優先順序」。第二是從最優先的事情開始著手逐步完成，不論提工作、夢想、目標，都可以。即使只能完成第一優先的事情也不後悔，因為第一優先的事情遠比第二衝先、第三優先的事情來得重要。
確實遵守撻兩個原則，你將會看到跟著星期一一起成長的自己。
星期五迎向工作的高峰
完成一週設定的目標
星期五是上班日的最後一天，也就是週末。那麼，這一天應該做些什麼事呢？做總結，是星期五最要緊的工作。完成星期一開始的工作、由上週延續下來的工作，或者設定完成目標。
但是大家很少在月底、週末、星期五準時完成，大抵會拖到最後的一分一秒，因此堆積了很多事情的星期五最忙，期限迫在眼前，忙得像熱鍋上的螞蟻。所以工作的高峰必然都集中在星期五。
星期五也是最多簡報的日子。星期一決定簡報日時，通常都會選在星期五這一天，因為必須調整相關人士的行程，而大抵都是星期五有空。所以要在星期四之前做許多次練習，當然也要在簡報日前準備好要分發的資料。
簡報讓我們有單向陳述意見的機會，不管涉及銷售、企畫建議、價錢交涉，大抵會確實設定好時間、日期，所以更應該做好萬全的準備。
重新確認重要進度
不要將工作拖延到下週
星期五也是清點做了多少重要工作、被多少急件耽誤的日子。理清工作就是這個意思。
沒有比無法在星期五完成工作，將它延宕到下週更愚蠢的事。當然有不得已的困難複雜工作，但是大多都是被急件耽擱，以致無法完成。
星期五一定不能給下個星期添麻煩，新的一週同樣不能再做沒有建設性的工作。為此，要在星期五為一週的工作做總結，非這麼做不可。為了不將工作帶到下一週，該如何是好呢？要能把握以下的五個原則：
一、不需要整理的辦公環境。我會在登錄完名片上的電子信箱與電話號碼後，將名片丟棄，只留下跟工作有關的四百張名片。
這麼一來，就不必打開抽屜一張一張找尋了，浪費時間在這種事情上對精神很不好。不會整理的人想要做好整理工作常常徒勞無功，其實只要為自己打造一個不需要整理的辦公環境就好了。讓自己隨手就能拿到工作所需的物品，也就不需
要整理了。
二、善用電腦與風琴夾歸檔。
上班族被企書書與報價單等文件包圍，我則將這些文件都丟進電腦裡。列印出來的資料則放進風琴夾裡，需要時就能取出。我從做業務員時起，就用這種檔案夾，好處是談話中也能單手立刻取出。
三、依階段管理名片。初次見面的人的名片要放進名片箱中保管，累積到一定程度之後才將有多次聯絡紀錄的人的名片放進旋轉式名片架中。旋轉式名片架可以依照字母順序排列名片，還可以當做通訊錄使用，插入即可、更換簡單。
四、依輸入、輸出整理資訊。我有五個並排在一起的十段式檔案櫃，也就是有五十個櫃子。其中有十個櫃子放了我在閱讀雜誌、報紙時有感而發，用美工刀割下的簡報，並且分成科學、政治、社會、經濟、國際經濟、經營、行銷、關鍵人物、傳媒、廣告幾類。這十個櫃子放的是輸入的資料（屬於資訊收集），其餘的四十個放的是輸出的資料（寫作方面的企畫）。
五、活用資訊工具的聰明筆記術。要在星期五徹底整理知識資訊，利用錄音筆、便利貼收集大量資訊，再將篩選過的資訊轉載於資料卡上加以濃縮，進而整理成具體的企畫書，放進十段式的檔案櫃中等待它發酵成熟。之後需要的就是陸續塞進相關資料。並將標題輸入PDA，隨時檢視研究。
提早結東應酬
珍惜、事受私人的時間
星期五昱比有應酬的星期四更洵爛的日子。如果星期四是應酬曰，那麼，星期五就是享受私人時間的日子，即使有應酬，都可以早早結束它。
有不少人工作一星期就是為了「星期五的夜晚」。這也很好，活著就是要享受人生。
星期五不可以再被工作耍得團團轉，要珍惜自己的時間。星期五就是要確認這件事情。
（本文摘自中島孝志--1週必勝術／前言、第一、第五章）