danny 2009-2-15 10:16
如何做好名片管理
名片是工作人最重要的資產，尤其對於業務、媒體工作者而言，做好名片管理，等於是建立自己的人際網絡，也使人脈能夠有條理地擴展、延伸出去。在我9年的業務員生涯中，一開始由於名片不多，也不知道該如何分類。工作一陣子之後，龐雜的名片讓我意識到名片管理的重要性。
＊＊分層的分類邏輯
最傳統的名片管理方式就是運用名片簿，並將名片資訊輸入電腦，用Excel的表格來管理，也等於是為名片提供備份，萬一名片遺失，還有Excel裡的檔案可循。名片簿是最為基礎的整理方式，其中的技巧不少，我在整理時也有自己的一套邏輯。
起初我不懂得如何整理名片，只是拿名片簿，將同公司的名片放在一起。可是這麼做的缺點是，你無法一眼看出隸屬於同公司的名片，有何階級與部門之間的關係。所以，我依產業別、公司別、階級別、部門別的邏輯，層層管理名片簿。
例如，我將電信業的名片歸在同一本名片簿上，接著，同公司的名片放在一起。再來，我從董事長、總經理開始擺，其後是秘書，並在各部門主管之後接著擺其部門的下屬，如此一來，上下位階與部門之間的關係便一目了然，方便記憶。
如果客戶升遷、跳槽，給我新名片，舊的名片我仍然會予以保留，不會因為拿到新名片了，就把舊名片丟掉。因為這是對方的一個工作軌跡，如果你熟悉對方待過哪些公司、擔任過哪些職位，對方會覺得深受重視，因為你對他過去的工作經歷很熟悉、很注意。
此外，為因應名片不斷增加，我採用活頁式的名片簿，當名片有增有減時，我無須挪動後面所有名片的位置，只要移動活頁即可。名片簿中若有極少聯絡的冷門名片，我會以公司為類目另外歸在一本名片簿或收起來。
但是我絕對不會丟掉冷門名片，因為這些冷門名片也是寶貴的資料庫，日後萬一有需要，可供查詢。
如此一來，也讓我手邊的那幾本名片簿保持在一年之內經常需要接觸、聯絡的狀態，避免將所有名片都放在名片簿，讓一堆名片簿排排坐，其中的名片卻生熟不分。
＊ ＊用心管理名片
名片簿是基礎資料庫，要花心思整理；不過，工作人總是渴望名片資料能隨身攜帶。帶名片在身上是很累人的，抄筆記本更是辛苦。過去我曾經將名片資訊以電腦打字、輸出後貼在筆記本上，隨身攜帶；但是PDA個人數位助理出現後，我已經完全改用PDA，輔以坊間許多輸入名片的軟體來建立可攜的名片資料庫了。
我通常在拜訪客戶回來之後，就立即將客戶的資訊輸入PDA，幾乎每天更新PDA裡的名片資訊；最慢在一星期內，我便會將新的名片資料輸入PDA、並把名片歸檔到名片簿中。
每一、二個月，我就會整理名片簿，依據聯絡的頻率篩選出較少與較常聯絡的名片，並且留意名片主人的最新動向，例如，是否已經升遷、跳槽等等，整理新、舊名片。
除了人名與職稱，現在我最在意的名片資訊就是手機號碼，只有手機是最即時能找到人的。因此，在PDA上我只輸入最機動、即時的手機號碼。
名片牽繫起重要的人脈關係，為了避免無法立即記住對方姓名與職稱的尷尬，我會依照自己每天的行程，留意今天將出席的場合和可能遇見的人，將我的名片簿拿出來複習、回想一遍。我在名片上也會留下記註，提醒自己什麼時候、什麼場合遇見這個人。
以業務員為例，客戶的感覺最為直接，如果客戶認為見過一次面，你就記住他，他對你的感受將大為不同。面對這麼多業務員、這麼激烈的市場競爭，客戶之所以選擇你的產品，一定是先喜歡上你的親切感、你的用心。
所以，想要在職場上脫穎而出，可以從你的名片管理開始做起。